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परिचय
इस अध्याय में आप:- प्रबंधन की परिभाषाओं का अध्ययन करें।
- प्रबंधन के कार्यों की पहचान करें।
- बताएँ कि प्रबंधन क्यों महत्त्वपूर्ण है।
- प्रबंधक के रूप में अपना लक्ष्य बताएँ।
इस अध्याय में आप प्रबंधन के कुछ प्रतिष्ठित विचारकों की परिभाषाओं का अध्ययन करेंगे, ताकि प्रबंधन के मूल स्वरूप को समझ सकें।
प्रबंधन की परिभाषाएँ
“प्रबंधन” शब्द की कई तरह से व्याख्या की जा सकती है। इसका स्वरूप बेहतर ढंग से समझने के लिए आइए कुछ परिभाषाएँ देखें।
हैरॉल्ड कून्ट्ज़ और हाइंज़ वाइरिख प्रबंधन को “ऐसा वातावरण बनाने और बनाए रखने की प्रक्रिया” के रूप में परिभाषित करते हैं, “जिसमें लोग समूहों में मिलकर चुने हुए लक्ष्यों को कुशलतापूर्वक प्राप्त करें”।
ई. बून और डेविड एल. कर्ट्ज़ प्रबंधन को “उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए लोगों और अन्य संसाधनों का उपयोग” कहते हैं। डाल्टन ई. मैकफ़ारलैंड के अनुसार, यह “एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें प्रबंधक व्यवस्थित, समन्वित और सहयोगपूर्ण मानवीय प्रयास से उद्देश्यपूर्ण संगठन बनाते हैं, उनका निर्देशन करते हैं, उन्हें बनाए रखते हैं और चलाते हैं”।
मैरी पार्कर फ़ॉलेट ने प्रबंधन को “लोगों के माध्यम से काम पूरा करने का कार्य” कहा।
फ़ॉलेट और लुईस ई. बून तथा कर्ट्ज़ की परिभाषाएँ बताती हैं कि प्रबंधक के रूप में आप दूसरों से आवश्यक काम करवाकर संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करते हैं। अन्य दो परिभाषाएँ बताती हैं कि प्रबंधन का अर्थ “सिर्फ़ काम पूरा करवाने” से कहीं अधिक व्यापक है। नीचे दिए गए चित्र में इसके विभिन्न पहलू दिखाए गए हैं।
प्रबंधन प्रक्रिया के प्रमुख पहलू
- प्रबंधक नियोजन, संगठन, कार्मिक व्यवस्था, नेतृत्व और नियंत्रण का काम करते हैं। हेनरी फ़ेयोल पहले प्रबंधन विचारक थे जिन्होंने इन पाँच बुनियादी कार्यों को रेखांकित किया। हर प्रबंधक ये काम करता है। इस मॉड्यूल में आगे इनकी विस्तार से चर्चा होगी।
- हर तरह के संगठन में प्रबंधन ज़रूरी है। जहाँ लोग किसी साझा उद्देश्य के लिए मिलकर काम करते हैं, वहाँ उनका मार्गदर्शन, संगठन और नियंत्रण आवश्यक हो जाता है। “प्रबंधन” शब्द हर संगठन पर लागू होता है, चाहे उसका आकार या कामकाज कैसा भी हो। किसी बहुराष्ट्रीय कंपनी के मुख्य कार्यकारी अधिकारी, होटल के महाप्रबंधक, पहली पंक्ति के पर्यवेक्षक, क्रिकेट टीम के प्रबंधक और कॉलेज के छात्र संघ के अध्यक्ष की प्रमुख चिंता अपने लोगों और संसाधनों का प्रभावी प्रबंधन करना है।
- हर पदानुक्रम स्तर पर प्रबंधन आवश्यक है। हालाँकि हर स्तर पर आवश्यक कौशल के प्रकार और उन्हें इस्तेमाल करने की अपेक्षित क्षमता अलग हो सकती है। अपनी ज़िम्मेदारियाँ अच्छी तरह निभाने के लिए प्रबंधकों को तकनीकी, पारस्परिक, अवधारणात्मक और समाधान तैयार करने के कौशल चाहिए।
- प्रबंधक के रूप में आपका लक्ष्य अधिशेष पैदा करना है। किसी व्यवसाय में इसके लिए आपको ऐसा वातावरण बनाना है जिसमें लोग कम-से-कम संसाधनों और कम-से-कम व्यक्तिगत असंतोष के साथ अधिकतम काम करने के लिए प्रोत्साहित हों। गैर-लाभकारी संगठनों में भी आपका लक्ष्य न्यूनतम संसाधनों से उद्देश्य प्राप्त करना या उपलब्ध संसाधनों से जितना संभव हो उतना अधिशेष उत्पन्न करना है।
- प्रबंधक के रूप में आपका उद्देश्य उत्पादकता, दक्षता और प्रभावशीलता बढ़ाना है। उत्पादकता की परिभाषा है “किसी समयावधि में, गुणवत्ता का ध्यान रखते हुए, प्राप्त उत्पादन और उपयोग किए गए संसाधनों का अनुपात”। इसे इस प्रकार व्यक्त किया जा सकता है:
उत्पादकता का सूत्र
उत्पादकता इन तरीकों से बढ़ाई जा सकती है:
- उन्हीं संसाधनों से अधिक उत्पादन करके
- उत्पादन का स्तर बनाए रखते हुए संसाधनों का उपयोग कम करके
- उत्पादन बढ़ाकर और संसाधनों का उपयोग घटाकर, जिससे अनुपात बेहतर हो
सारांश:
- प्रबंधन दूसरों से आवश्यक कार्य करवाकर लक्ष्य प्राप्त करने की क्षमता है। इसके दायरे में “सिर्फ़ काम पूरा करवाने” से कहीं अधिक बातें शामिल हैं।
- प्रबंधन हर संगठन के लिए आवश्यक है, चाहे उसका आकार या कामकाज कैसा भी हो।
- हर पदानुक्रम स्तर पर प्रबंधन आवश्यक है।
- प्रबंधक का लक्ष्य अधिशेष उत्पन्न करना और उत्पादकता, दक्षता तथा प्रभावशीलता बढ़ाना है।
प्रबंधन की भूमिका
इस अध्याय में आप:- देखें कि हेनरी मिंट्ज़बर्ग ने “संरचित अवलोकन” का उपयोग कैसे किया।
- प्रबंधक की अलग-अलग भूमिकाओं की पहचान करें।
1960 के दशक के अंत में हेनरी मिंट्ज़बर्ग ने प्रबंधन की भूमिका समझने के लिए प्रबंधकीय भूमिकाओं का दृष्टिकोण विकसित किया। उन्होंने देखा कि प्रबंधक असल में क्या करते हैं। पाँच मुख्य कार्यकारी अधिकारियों के काम का ध्यानपूर्वक अध्ययन करने पर पता चला कि वे कई तरह की छोटी गतिविधियाँ करते थे, जिनका कोई तय क्रम नहीं था। संरचित अवलोकन से मिंट्ज़बर्ग ने दस भूमिकाएँ पहचानीं, जिन्हें वे सभी प्रबंधकों में समान मानते थे। नीचे की सूची के अनुसार, इन्हें तीन श्रेणियों में रखा गया: पारस्परिक, सूचना संबंधी और निर्णय संबंधी भूमिकाएँ।
प्रबंधक के रूप में आप संगठन के अंदर और बाहर कई लोगों से संपर्क करते हैं, इसलिए आपको पारस्परिक भूमिकाएँ निभानी होती हैं। ये तीन भूमिकाएँ हैं: औपचारिक प्रतिनिधि, नेता और संपर्ककर्ता। औपचारिक प्रतिनिधि के रूप में आप समारोह से जुड़े या प्रतीकात्मक कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, कॉलेज के डीन दीक्षांत समारोह में डिप्लोमा प्रदान करते हैं। नेता के रूप में आप कर्मचारियों को अपना सर्वश्रेष्ठ देने के लिए प्रेरित करते हैं, ताकि कंपनी अपने उद्देश्य प्राप्त कर सके। संपर्ककर्ता के रूप में आप संगठन के अंदर और बाहर के लोगों से संबंध बनाए रखते हैं।
प्रबंधक के रूप में आप संगठन के भीतर जानकारी पहुँचाने का माध्यम बनते हैं। सूचना से जुड़ी तीन भूमिकाएँ हैं: सूचना प्राप्तकर्ता, प्रसारक और प्रवक्ता। प्राप्तकर्ता के रूप में आप संभावित परिवर्तनों, अवसरों और समस्याओं की जानकारी लेते हैं। प्रसारक के रूप में आप अपने अधीन काम करने वाले लोगों को ऐसी जानकारी देते हैं जिसका असर उनके काम पर पड़ता है। अंत में, सार्वजनिक रूप से संगठन का प्रतिनिधित्व करते समय आप प्रवक्ता की भूमिका निभाते हैं।
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पारस्परिक भूमिकाएँ
- औपचारिक प्रतिनिधि आप आगंतुकों का स्वागत करने और कानूनी दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने जैसे औपचारिक और प्रतीकात्मक कार्य करते हैं।
- नेता आप अपने अधीन काम करने वाले लोगों का निर्देशन करते हैं, उन्हें प्रेरित करते हैं, प्रशिक्षण और सलाह देते हैं और उनके साथ संवाद करते हैं।
- संपर्ककर्ता आप पत्राचार, फ़ोन और बैठकों के माध्यम से संगठन के अंदर और बाहर सूचनाओं का संपर्क बनाए रखते हैं।
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सूचना संबंधी भूमिकाएँ
- सूचना पर्यवेक्षक आप जानकारी खोजते और प्राप्त करते हैं, पत्रिकाओं और रिपोर्टों पर नज़र डालते हैं और व्यक्तिगत संपर्क बनाए रखते हैं।
- सूचना प्रसारक आप ज्ञापन, रिपोर्ट और फ़ोन के माध्यम से संगठन के अन्य सदस्यों तक जानकारी पहुँचाते हैं।
- प्रवक्ता आप भाषणों, रिपोर्टों और ज्ञापनों के माध्यम से संगठन के बाहर के लोगों को जानकारी देते हैं।
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निर्णय संबंधी भूमिकाएँ
- उद्यमी आप सुधार परियोजनाएँ शुरू करते हैं, नए विचार पहचानते हैं और उन्हें आगे बढ़ाने की ज़िम्मेदारी दूसरों को सौंपते हैं।
- संकट निवारक आप विवाद या संकट के दौरान सुधारात्मक कदम उठाते हैं, अपनी टीम के विवाद सुलझाते हैं और बाहरी परिस्थितियों में पैदा हुए संकटों के अनुसार ढलते हैं।
- संसाधन आवंटक आप तय करते हैं कि किसे संसाधन मिलेंगे, और समय-सारणी, बजट तथा प्राथमिकताएँ तय करते हैं।
- वार्ताकार आप श्रमिक संघ के समझौतों, बिक्री, खरीद और बजट पर बातचीत में विभाग का प्रतिनिधित्व करते हैं और उसके हितों को ध्यान में रखते हैं।
सारांश:
- हेनरी मिंट्ज़बर्ग ने प्रबंधकों की भूमिकाओं को तीन श्रेणियों में बाँटा:
- पारस्परिक
- सूचना संबंधी
- निर्णय संबंधी
- हर श्रेणी में कई प्रबंधकीय भूमिकाएँ हैं:
- औपचारिक प्रतिनिधि, नेता और संपर्ककर्ता पारस्परिक श्रेणी में आते हैं।
- सूचना पर्यवेक्षक, प्रसारक और प्रवक्ता सूचना संबंधी श्रेणी में आते हैं।
- उद्यमी, संकट निवारक, संसाधन आवंटक और वार्ताकार निर्णय संबंधी श्रेणी में आते हैं।
प्रबंधकों के कार्य
इस अध्याय में आप:- प्रबंधन की रूपरेखा समझें:
- नियोजन
- संगठन
- कार्मिक व्यवस्था
- नेतृत्व
- नियंत्रण
प्रबंधन के कार्य
नियोजन
नियोजन वह प्रक्रिया है जिसमें आप कंपनी का ध्येय और उद्देश्य तय करते हैं और उन्हें हासिल करने के लिए ज़रूरी कदम उठाते हैं। साथ ही, आपको कारोबारी रुझानों का अनुमान लगाना और समय-समय पर संगठन में बदलाव और नवाचार लाना होता है।
योजनाएँ कई प्रकार की होती हैं। कुछ योजनाएँ संगठन के समग्र उद्देश्य और लक्ष्य तय करती हैं, जबकि कुछ किसी खास कार्रवाई के लिए बनाई जाती हैं। नियोजन कंपनी को अपनी आगे की दिशा तय करने में मदद करता है।
संगठन
संगठन का काम है लोगों को कार्य और संसाधन देना, ताकि वे संगठन के लक्ष्य प्राप्त कर सकें। यह एक निरंतर प्रक्रिया है जिसमें तय किया जाता है (1) कौन-से कार्य करने हैं, (2) उन्हें विशिष्ट पदों के अंतर्गत सबसे अच्छे ढंग से कैसे समूहित करना है, (3) पदों को अलग-अलग इकाइयों में कैसे बाँटना है और (4) कंपनी के पदानुक्रम में अधिकार और रिपोर्टिंग के संबंध कैसे तय करने हैं। संगठनात्मक संरचना कंपनी की सफलता या असफलता तय करने वाला प्रमुख कारक है। संगठन ठीक से न हो तो बेहतरीन योजनाएँ भी असफल हो सकती हैं। वहीं, अच्छी संगठन व्यवस्था कमज़ोर योजना से जुड़ी कठिनाइयों को दूर कर सकती है।
कार्मिक व्यवस्था
कार्मिक व्यवस्था को आज आम तौर पर “मानव संसाधन प्रबंधन” कहा जाता है। इसमें संगठन के पदानुक्रम के अलग-अलग पदों को भरना शामिल है। इसके अंतर्गत कर्मचारियों की आवश्यकता तय करना, वर्तमान में उपलब्ध लोगों की संख्या का आकलन करना, उम्मीदवारों की भर्ती और चयन करना तथा उन्हें प्रशिक्षण देकर पदों पर नियुक्त करना आता है। इसमें पारिश्रमिक, प्रदर्शन का मूल्यांकन, पदोन्नति और करियर नियोजन भी शामिल हैं।
नेतृत्व
नेतृत्व की परिभाषा है “लोगों को प्रभावित करने, प्रेरित करने और संगठन के लक्ष्य प्राप्त करने की दिशा में उनका मार्गदर्शन करने वाला प्रबंधकीय कार्य”। इसमें टीम के सदस्यों को प्रेरित और प्रभावित करना शामिल है, ताकि वे अच्छा प्रदर्शन करें और कंपनी के उद्देश्य हासिल करें। नेतृत्व में (1) दूसरों के साथ संवाद, (2) नेतृत्व की शैलियाँ और तरीके और (3) लक्ष्य प्राप्त करने के लिए आवश्यक प्रयास करने की प्रेरणा देना शामिल है। सीधे शब्दों में, इसका अर्थ है दूसरे लोगों के माध्यम से काम पूरा करवाना।
नियंत्रण
प्रबंधन प्रक्रिया के अंतिम चरण में आप देखते हैं कि संगठन अपने लक्ष्यों की ओर कितनी प्रगति कर रहा है। नियंत्रण में वास्तविक कामकाज को नियोजन के दौरान तय किए गए उद्योग मानकों से लगातार मापना और उसका विश्लेषण करना, और कोई विचलन हो तो उसे ठीक करना शामिल है।
नियंत्रण की बुनियादी प्रक्रिया में (1) प्रदर्शन की तुलना मानकों से करना, (2) यह पता लगाना कि प्रतिकूल विचलन कहाँ हैं और (3) उन्हें ठीक करने के लिए सुधारात्मक उपाय तैयार करना शामिल है।
सारांश:
- नियोजन: कंपनी का ध्येय और उद्देश्य तय करने में मदद करता है।
- संगठन: काम और संसाधन बाँटने में मदद करता है ताकि लोग संगठन के लक्ष्य प्राप्त कर सकें।
- कार्मिक व्यवस्था: संगठन के पदानुक्रम में पदों को भरना।
- नेतृत्व: संगठन के लक्ष्यों की दिशा में लोगों को प्रभावित करने, प्रेरित करने और मार्गदर्शन देने का प्रबंधकीय कार्य।
- नियंत्रण: वास्तविक कामकाज को मानकों के आधार पर लगातार मापने और उसका विश्लेषण करने की प्रक्रिया।
प्रबंधन के स्तर
इस अध्याय में आप:- प्रबंधन के अलग-अलग स्तर समझें
- शीर्ष स्तर के प्रबंधक
- मध्य स्तर के प्रबंधक
- प्रथम स्तर के प्रबंधक
- प्रबंधन के हर स्तर पर लोगों की अलग-अलग भूमिकाएँ समझें
- समझें कि विभिन्न स्तरों के प्रबंधक अपना समय कैसे बिताते हैं
हर स्तर पर प्रबंधकीय पदों की संख्या संगठन के अनुसार अलग होती है। अधिकांश संगठनों में प्रथम स्तर पर सबसे अधिक, बीच में कम और शीर्ष पर बहुत कम पद होते हैं। जैसे-जैसे आप प्रबंधन के ऊँचे स्तरों की ओर बढ़ते हैं, पदों की संख्या घटती जाती है। इसीलिए इस तरह की संरचना को अक्सर पिरामिड कहा जाता है। हर स्तर की गतिविधियाँ नीचे दिखाई गई हैं।
प्रबंधन के स्तर
प्रबंधन के स्तर और क्षेत्र
शीर्ष स्तर के प्रबंधक
शीर्ष प्रबंधकों को आम तौर पर संगठन का शासी निकाय नियुक्त, निर्वाचित या नामित करता है। इनकी संख्या कम होती है और इनके पदों में मुख्य कार्यकारी अधिकारी (सीईओ), अध्यक्ष, उपाध्यक्ष, वरिष्ठ उपाध्यक्ष और कार्यकारी निदेशक शामिल हैं। शीर्ष प्रबंधक के रूप में आप पूरे संगठन के लिए बड़े निर्णय लेते हैं। आप व्यवसाय की समग्र गतिविधियों और व्यापक समाज पर उसके प्रभाव के लिए जवाबदेह हैं। योजनाएँ लागू करने और पूरे संगठन के प्रदर्शन पर नियंत्रण रखने के लिए आप कुछ हद तक मध्य स्तर के प्रबंधकों के साथ काम करते हैं।
सार्वजनिक लिमिटेड कंपनियों में शीर्ष प्रबंधक निदेशक मंडल को रिपोर्ट करते हैं। मंडल के सदस्य शेयरधारक चुनते हैं। कंपनी के आकार के अनुसार सदस्यों की संख्या 15 से 25 तक हो सकती है। जब मंडल में प्रबंधन से घनिष्ठ संबंध रखने वाले लोग बहुमत में हों, तो मंडल मुख्यतः प्रबंधन के निर्णयों पर औपचारिक मुहर लगाता है। इसके विपरीत, अधिक बाहरी सदस्यों वाले मंडल अधिक स्वतंत्रता और सक्रियता से काम करते हैं। सीईओ को मंडल का अध्यक्ष बनाना आम है, लेकिन एक अध्ययन बताता है कि जिन कंपनियों में कोई बाहरी व्यक्ति अध्यक्ष होता है, उनका प्रदर्शन बेहतर होता है। ऐसा अध्यक्ष शीर्ष प्रबंधन के प्रदर्शन का निष्पक्ष निरीक्षण करने में मंडल की मदद करता है।
प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के कार्य
शीर्ष प्रबंधन
- दीर्घकालीन योजनाएँ और रणनीतियाँ बनाता है और उनकी समीक्षा करता है।
- विभिन्न विभागों के समग्र प्रदर्शन का मूल्यांकन करता है और उनमें सहयोग सुनिश्चित करता है।
- प्रमुख कर्मचारियों के चयन में भाग लेता है।
- व्यापक विषयों या समस्याओं पर अपने अधीन प्रबंधकों से परामर्श करता है।
- मध्यम अवधि की योजनाएँ बनाता है और शीर्ष प्रबंधन की समीक्षा के लिए दीर्घकालीन योजनाएँ तैयार करता है।
- प्रबंधकों की क्षमता और पदोन्नति के लिए उनकी तैयारी समझने के लिए उनके प्रदर्शन का विश्लेषण करता है।
- विभाग की नीतियाँ तय करता है।
- उत्पादन या बिक्री की दैनिक और साप्ताहिक रिपोर्टों की समीक्षा करता है।
- उत्पादन, कार्मिक व्यवस्था या अन्य समस्याओं पर अपने अधीन कर्मचारियों को सलाह देता है।
- कर्मचारियों का चयन और भर्ती करता है।
- विस्तृत अल्पकालीन संचालन योजनाएँ बनाता है।
- अपने अधीन कर्मचारियों के प्रदर्शन की समीक्षा करता है।
- रोज़मर्रा के संचालन की निगरानी करता है।
- विशिष्ट कार्य सौंपता है।
- संचालन में लगे कर्मचारियों के साथ करीबी संपर्क बनाए रखता है।
मुख्य कार्यकारी अधिकारी की निम्न ज़िम्मेदारियाँ हैं:
नेता
- निदेशक मंडल को सलाह देना
- संगठन का ध्येय तय करना और बदलाव तथा नवाचार को शामिल करना
- संगठन की प्रभावशीलता सुधारने वाले कार्यक्रमों का समर्थन करना
- यह सुनिश्चित करना कि मंडल के सदस्यों को प्रासंगिक जानकारी उपलब्ध हो
- भविष्य के रुझानों का अनुमान लगाना और अवसर तलाशना
- मंडल और कर्मचारियों के बीच संपर्क सूत्र बनना
- संगठन और समुदाय के बीच संपर्क सूत्र बनना और संगठन के प्रवक्ता की भूमिका निभाना
- संगठन के सुचारु संचालन के लिए ध्येय, नीतियाँ और प्रक्रियाएँ तय करना
- कर्मचारियों के लिए कार्ययोजनाएँ तैयार करना
- यह सुनिश्चित करना कि संगठन बिना किसी रुकावट के चले
- योजनाओं के क्रियान्वयन की निगरानी करना
- संगठन की सामग्री, वित्तीय संसाधनों और मानव संसाधनों का प्रबंधन करना
- मंडल के सदस्यों के चयन और मूल्यांकन में मदद करना
- मंडल को संगठन की गतिविधियों से अवगत रखना
पुनर्गठन और कर्मचारियों की संख्या में कटौती से आज ऐसे संगठन उभरे हैं जिनमें पदानुक्रम के स्तर कम हैं। इन बदलावों का सबसे ज़्यादा असर मध्य स्तर के प्रबंधकों पर पड़ा है। प्रबंधन पर लिखने वाले कई लेखक उन्हें “संगठन पर अतिरिक्त बोझ” मानते हैं। विडंबना यह है कि संगठन के लिए सबसे अधिक संभावनाएँ इन्हीं प्रबंधकों में हैं। कई संगठन ग़लत ढंग से मानते हैं कि उन्हें हटाकर वे बेहतर पुनर्गठन कर सकते हैं। मध्य स्तर के प्रबंधकों की भूमिका बनाए रखने के लिए व्यक्ति और संगठन नीचे दिए गए कदम उठा सकते हैं।
- महत्त्वपूर्ण रणनीतिक मुद्दों पर ध्यान दें। मध्य स्तर के प्रबंधक रोज़मर्रा का संचालन प्रथम स्तर के प्रबंधकों को सौंप सकते हैं और अपना ध्यान अधिक महत्त्वपूर्ण रणनीतिक विषयों पर लगा सकते हैं।
- वरिष्ठ प्रबंधकों की तरह सोचें। अपने व्यापक ज्ञान का उपयोग ऐसे बुनियादी मुद्दों को सुलझाने में करें जिनसे संगठन को लाभ हो।
- विश्लेषण करें कि बदलाव क्यों आवश्यक है। बदलाव लाने के मूल कारण समझें और विचार करें कि अवसरों और खतरों को देखते हुए संगठन को कैसे ढलना चाहिए।
- व्यापक भागीदारी सुनिश्चित करें। मध्य स्तर के प्रबंधकों के पास काफ़ी तकनीकी विशेषज्ञता और संगठन की प्रक्रियाओं का अच्छा ज्ञान होता है। यह ज्ञान पूरे संगठन में साझा किया जाना चाहिए।
- बदलाव और लोगों का प्रबंधन साथ करें। मध्य स्तर के प्रबंधकों को बदलाव लागू करने की पहल करनी चाहिए और कम अनुभवी लोगों का मार्गदर्शन करना चाहिए।
- मध्यस्थ की भूमिका का उपयोग करें। मध्य स्तर के प्रबंधक संगठन पर पड़ने वाले आंतरिक और बाहरी दबावों को समझ सकते हैं। वे संबंधित पक्षों के साथ बातचीत करके विवाद सुलझा सकते हैं।
- दृष्टि को अमल में लाएँ। मध्य स्तर के प्रबंधकों को शीर्ष स्तर की रणनीतियों को अमल में लाए जा सकने वाले कदमों में बदलने की कोशिश करनी चाहिए। उन्हें संगठन की दृष्टि को साकार करने की ज़िम्मेदारी लेनी चाहिए।
- बदलाव को संगठन में शामिल करें। मध्य स्तर के प्रबंधकों को समझना चाहिए कि संगठन में बदलाव कैसे लागू करें। उन्हें ऐसी कार्यप्रणालियाँ अपनानी चाहिए जिनसे नवाचार हो और “सोच में बदलाव” आए।
मध्य स्तर के प्रबंधक
मध्य स्तर के प्रबंधक संगठन के विभिन्न विभागों का वास्तविक संचालन देखते हैं। वे निचले स्तर के प्रबंधकों के प्रदर्शन के लिए सीधे ज़िम्मेदार होते हैं। आम पदों में प्रबंधक, निदेशक, प्रमुख, विभागाध्यक्ष और प्रभाग प्रमुख शामिल हैं। जटिल संगठनों में इनकी संख्या अन्य स्तरों के प्रबंधकों से काफ़ी अधिक होती है। मध्य स्तर के प्रबंधक के रूप में आप शीर्ष प्रबंधन की योजनाएँ और रणनीतियाँ लागू करके संगठन के लक्ष्य हासिल करते हैं। आप शीर्ष प्रबंधन से निर्देश और मार्गदर्शन लेते हैं और उसी के प्रति जवाबदेह होते हैं। कई संगठनों में मध्य स्तर के प्रबंधक नवाचार और रचनात्मकता का स्रोत होते हैं। इसलिए संगठन की सफलता में आपकी भूमिका अहम है।
सूचना प्रौद्योगिकी के आने से प्रथम स्तर के प्रबंधकों को ऑनलाइन तकनीकी सहायता मिलने लगी है। इससे मध्य स्तर के कुछ प्रबंधकीय पदों की आवश्यकता नहीं रही और कई संगठनों में इन प्रबंधकों की संख्या घट गई।
पर्यवेक्षक की भूमिका
प्रथम स्तर का पर्यवेक्षक अपने कर्मचारियों को सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने में मदद कर सकता है, चाहे उसका औपचारिक पद फ़ोरमैन, मुख्य लिपिक या अनुभाग अभियंता हो। किसी कर्मचारी की कार्यक्षमता इस बात पर निर्भर करती है कि उसका पर्यवेक्षक कितनी अच्छी तरह नियोजन और संगठन करता है और कैसा प्रशिक्षण देता है। पर्यवेक्षक की ज़िम्मेदारी है कि काम के लिए ज़रूरी सामग्री और उपकरण उपलब्ध हों और सभी कर्मचारियों को अच्छा कार्य वातावरण मिले। वह संगठन की योजनाओं के अनुसार लक्ष्य तय करता है और सुनिश्चित करता है कि हर कर्मचारी अपना निर्धारित लक्ष्य हासिल करे।
पर्यवेक्षक को अपना काम अच्छी तरह करने के लिए बिल्कुल स्पष्ट उद्देश्य चाहिए। ये उद्देश्य संगठन के लक्ष्यों के अनुरूप होने चाहिए। पर्यवेक्षक के पास कंपनी के संचालन, संरचना, लक्ष्यों और प्रदर्शन की पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए।
दूसरा, पर्यवेक्षक को पदोन्नति के अवसरों और प्रदर्शन के मानकों की अच्छी समझ होनी चाहिए। पदोन्नति की संभावनाएँ उसकी प्रेरणा पर असर डालती हैं। उसे पता होना चाहिए कि अच्छा प्रदर्शन करने वाले व्यक्ति के पास आगे बढ़ने के अधिक अवसर होते हैं। पीटर ड्रकर के शब्दों में, “प्रबंधकों का विकास पर्यवेक्षकों से शुरू होना चाहिए।” आज के पर्यवेक्षक कल के प्रबंधक बन सकते हैं। उनके पास तकनीकी और पारस्परिक दोनों तरह के कौशल होते हैं, इसलिए उन्हें मध्य प्रबंधन के पदों के लिए विचार में लेना चाहिए। वे संगठन की कार्यप्रणाली और कर्मचारियों की आवश्यकताएँ दोनों समझते हैं।
अंत में, पर्यवेक्षक को अपने काम से संतुष्टि मिलनी चाहिए। उसे ऐसा दर्जा मिलना चाहिए जिससे उसे अपने काम का महत्त्व महसूस हो। वह कर्मचारियों को निर्देश देने और प्रबंधन तक अपनी बात पहुँचाने की स्थिति में होना चाहिए।
पर्यवेक्षक के काम का उचित नियोजन आवश्यक है ताकि समय के साथ उसे प्रबंधक के पद पर पदोन्नत किया जा सके। उसे बड़ी ज़िम्मेदारियाँ लेनी होंगी, इसलिए लक्ष्य तय करने, संगठन करने और योजनाएँ बनाने की तैयारी करनी चाहिए। पर्यवेक्षक के काम की अच्छी व्यवस्था अवधारणात्मक और विश्लेषणात्मक कौशल को साथ लाती है और उसे भविष्य की बड़ी ज़िम्मेदारियों के लिए तैयार करती है।
प्रथम स्तर के प्रबंधक
प्रथम स्तर के प्रबंधक आम तौर पर पर्यवेक्षक कहलाते हैं और संचालन में लगे कर्मचारियों के प्रदर्शन के लिए सीधे ज़िम्मेदार होते हैं। इस स्तर पर आपके पद का नाम अलग-अलग हो सकता है। विनिर्माण संयंत्र में आपको फ़ोरमैन, अनुसंधान विभाग में तकनीकी पर्यवेक्षक और बड़े कार्यालय में लिपिकीय पर्यवेक्षक कहा जा सकता है। आप मध्य स्तर के प्रबंधकों की संचालन योजनाएँ लागू करते हैं और ज़रूरत पड़ने पर सुधारात्मक कदम उठाते हैं। उत्पादित इकाइयों की संख्या, श्रम लागत, भंडार के स्तर और गुणवत्ता नियंत्रण जैसे कारकों के लिए आप ज़िम्मेदार हैं। प्रबंधन और बाकी कर्मचारियों के बीच कड़ी होने के कारण आपको अक्सर परस्पर विरोधी माँगों का सामना करना पड़ता है। हाल के समय में श्रमिक संघों के प्रभाव, कर्मचारियों के बढ़ते शिक्षा स्तर और पहले पर्यवेक्षकों द्वारा देखी जाने वाली गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए कंप्यूटरों के बढ़ते उपयोग से प्रथम स्तर के प्रबंधकों का अधिकार धीरे-धीरे कम हुआ है।
प्रबंधकीय कार्यों में लगने वाला समय
सभी प्रबंधक सभी प्रबंधकीय कार्य करते हैं, लेकिन हर गतिविधि में लगने वाला समय व्यक्ति के अनुसार अलग होता है। नियोजन, संगठन, नेतृत्व और नियंत्रण का महत्त्व संगठन में प्रबंधक के स्तर पर निर्भर करता है। अगला चित्र बताता है कि अलग-अलग स्तरों के प्रबंधक हर कार्य पर कितना समय लगाते हैं।
चित्र से पता चलता है कि शीर्ष स्तर के प्रबंधक नियोजन और संगठन में निचले स्तर के प्रबंधकों से कहीं अधिक समय लगाते हैं। दूसरी ओर, उच्च स्तर के प्रबंधकों की तुलना में प्रथम स्तर के पर्यवेक्षकों के लिए नेतृत्व कहीं अधिक महत्त्वपूर्ण है। इसलिए उन्हें संचालन कर्मचारियों से संवाद करने, उन्हें प्रेरित करने और निर्देश देने में अधिक समय देना होता है। तीनों स्तरों पर नियंत्रण में लगने वाला समय लगभग बराबर है। इससे पता चलता है कि सभी स्तरों पर प्रतिकूल विचलन पहचानने और सुधारात्मक कदम उठाने को लगभग समान महत्त्व दिया जाता है।
प्रबंधक अपना समय कैसे बिताते हैं?
सारांश:
- शीर्ष स्तर के प्रबंधक पूरे संगठन के लिए बड़े निर्णय लेने के ज़िम्मेदार होते हैं।
- मध्य स्तर के प्रबंधक निचले स्तर के प्रबंधकों के प्रदर्शन के लिए ज़िम्मेदार होते हैं।
- प्रथम स्तर के प्रबंधक संचालन में लगे कर्मचारियों के प्रदर्शन के लिए ज़िम्मेदार होते हैं। उन्हें आम तौर पर पर्यवेक्षक कहते हैं।
- प्रबंधकीय कार्यों में लगने वाला समय प्रबंधन के स्तर के अनुसार बदलता है।
प्रबंधकीय कौशल और संगठनात्मक पदानुक्रम
इस अध्याय में आप:- प्रबंधकीय कौशल के अलग-अलग प्रकार समझें:
- तकनीकी कौशल
- पारस्परिक कौशल
- अवधारणात्मक कौशल
- समाधान तैयार करने का कौशल
- बताएँ कि प्रबंधकों को इन कौशलों की आवश्यकता क्यों है।
प्रबंधकीय कौशल के प्रकार
तकनीकी कौशल
तकनीकी कौशल किसी विशेष गतिविधि को करने की क्षमता है। इसके लिए संबंधित तरीकों, प्रक्रियाओं और कार्यविधियों का ज्ञान चाहिए। इंजीनियर, कंप्यूटर विशेषज्ञ, लेखाकार और उत्पादन विभाग के कर्मचारियों के पास अपने क्षेत्र के लिए आवश्यक तकनीकी कौशल होते हैं। ये कौशल प्रथम स्तर के प्रबंधकों के लिए अनिवार्य हैं। उदाहरण के लिए, संचालन कर्मी औज़ारों का उपयोग करते हैं और उनके पर्यवेक्षकों को उन्हें सिखाना आना चाहिए कि इन औज़ारों से सौंपे गए काम कैसे करें। प्रथम स्तर के प्रबंधक अपने समय का बड़ा हिस्सा कर्मचारियों को प्रशिक्षण देने और काम से जुड़े सवालों को हल करने में लगाते हैं।
पारस्परिक कौशल
मानवीय या पारस्परिक कौशल समूह में दूसरों के साथ अच्छी तरह काम करने की क्षमता है। इसमें कुछ उद्देश्यों को हासिल करने के लिए लोगों का नेतृत्व करना, उन्हें प्रेरित करना और उनसे संवाद करना शामिल है। ऐसा वातावरण बनाने में ये कौशल बेहद महत्त्वपूर्ण हैं जिसमें लोग सहज महसूस करें और खुलकर अपनी राय दे सकें। ये कर्मचारियों को अपने पर्यवेक्षकों, सहकर्मियों और इकाई के बाहर के लोगों, जैसे आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों और आम जनता, से बातचीत में मदद करते हैं। संगठन के हर स्तर पर ये कौशल महत्त्वपूर्ण हैं।
अवधारणात्मक कौशल
अवधारणात्मक कौशल अमूर्त परिस्थितियों पर विचार करने और उन्हें अवधारणाओं में ढालने की क्षमता है। इससे कंपनी के सभी उद्देश्यों और गतिविधियों को समझने और उनका समन्वय करने में मदद मिलती है। ये कौशल शीर्ष प्रबंधन के लिए सबसे महत्त्वपूर्ण हैं। उस स्तर पर समग्र तस्वीर देखना, संगठन के विभिन्न हिस्सों के बीच संबंध समझना और संगठन को बाहरी वातावरण से जोड़कर देखना सबसे अधिक ज़रूरी है।
समाधान तैयार करने का कौशल
समाधान तैयार करने के कौशल से समस्याओं का ऐसा हल खोजने में मदद मिलती है जिससे संगठन को लाभ हो। शीर्ष प्रबंधक के रूप में आपको समस्या पहचानने के साथ उसे दूर करने के तरीके भी सुझाने चाहिए। समस्या को सिर्फ़ देखने से आप पर्यवेक्षक भर रह जाएँगे और प्रभावी नहीं होंगे। संगठन के ऊँचे स्तरों के प्रबंधकों को आंतरिक और बाहरी कारकों पर विचार करके तर्कसंगत और व्यावहारिक समाधान तैयार करने आने चाहिए।
नीचे के चित्र के अनुसार, संगठन के विभिन्न स्तरों पर इन कौशलों का सापेक्ष महत्त्व बदलता है। संक्षेप में:
- प्रथम स्तर के प्रबंधक के रूप में संचालन कर्मियों का निरीक्षण करने के लिए आपको अधिक तकनीकी कौशल चाहिए। अपनी टीम के साथ नियमित बातचीत के लिए अच्छे पारस्परिक कौशल भी चाहिए। हालाँकि, पर्यवेक्षी स्तर पर अवधारणात्मक कौशल आम तौर पर उतने आवश्यक नहीं होते।
- मध्य स्तर के प्रबंधन में तकनीकी कौशल की ज़रूरत कम होती है। यहाँ पारस्परिक और अवधारणात्मक कौशल अधिक महत्त्वपूर्ण होते हैं।
- शीर्ष स्तर पर अवधारणात्मक, समाधान तैयार करने और पारस्परिक कौशल सबसे महत्त्वपूर्ण हैं। तकनीकी कौशल की आवश्यकता कम होती है।
मुख्य कौशल श्रेणियों की सापेक्ष आवश्यकता
सारांश:
- तकनीकी कौशल: किसी विशेष गतिविधि को करने की क्षमता।
- पारस्परिक कौशल: समूह में दूसरों के साथ अच्छी तरह काम करने की क्षमता।
- अवधारणात्मक कौशल: अमूर्त परिस्थितियों पर विचार करने और उन्हें अवधारणाओं में ढालने की क्षमता।
- समाधान तैयार करने का कौशल: समस्याओं का ऐसा हल खोजने की क्षमता जिससे संगठन को लाभ हो।
प्रबंधन के दृष्टिकोण
इस अध्याय में आप:- प्रबंधन के विभिन्न दृष्टिकोण समझें
- हर दृष्टिकोण की विशेषताएँ और सीमाएँ पहचानें।
- अनुभवजन्य या प्रकरण-आधारित दृष्टिकोण: आप वास्तविक मामलों के माध्यम से प्रबंधन के सिद्धांत समझते हैं और उन परिस्थितियों की पहचान करते हैं जिनमें इस दृष्टिकोण पर चलकर संगठन सफल या असफल हुए।
- पारस्परिक व्यवहार का दृष्टिकोण: यह व्यक्तिगत मनोविज्ञान पर आधारित है और लोगों के आपसी संबंधों पर ध्यान देता है।
- समूह व्यवहार का दृष्टिकोण: यह समाजशास्त्र और सामाजिक मनोविज्ञान पर आधारित है और समूहों में लोगों के व्यवहार पर ज़ोर देता है।
- सहकारी सामाजिक प्रणालियों का दृष्टिकोण: यह पारस्परिक और समूह व्यवहार, दोनों का उपयोग करके सहयोग की व्यवस्था बनाने की वकालत करता है।
- सामाजिक-तकनीकी प्रणालियों का दृष्टिकोण: यह मानता है कि तकनीकी प्रणालियों का व्यक्तियों के रवैये और समूह व्यवहार पर असर पड़ता है। इसका ध्यान उत्पादन और कार्यालय संचालन जैसे क्षेत्रों पर है, जहाँ तकनीकी प्रणालियों और लोगों का गहरा संबंध है।
- निर्णय सिद्धांत का दृष्टिकोण: इसका ध्यान निर्णय लेने की प्रक्रिया और उसमें शामिल लोगों पर है।
- प्रणालीगत दृष्टिकोण: यह संगठनों को खुली प्रणालियाँ मानता है क्योंकि उनका बाहरी वातावरण से परस्पर संबंध होता है। यह नियोजन, संगठन और नियंत्रण के बीच के संबंधों को महत्त्व देता है।
- गणितीय या “प्रबंधन विज्ञान” का दृष्टिकोण: यह प्रबंधन को एक तार्किक प्रक्रिया मानता है जिसे गणितीय संकेतों और संबंधों से व्यक्त किया जा सकता है।
- परिस्थिति-आधारित दृष्टिकोण: इसका आधार है कि सभी परिस्थितियों पर लागू होने वाला कोई पक्का नियम नहीं है। प्रबंधन की कार्यप्रणाली परिस्थितियों पर निर्भर करती है। अलग-अलग परिस्थितियों में अलग तरीके अपनाने पड़ सकते हैं।
- प्रबंधकीय भूमिकाओं का दृष्टिकोण: इसे पाँच मुख्य कार्यकारी अधिकारियों के काम करने के तरीकों का अध्ययन करके विकसित किया गया। अध्ययन में दस भूमिकाएँ पहचानी गईं और उन्हें तीन श्रेणियों में रखा गया: पारस्परिक, सूचना संबंधी और निर्णय संबंधी।
- मैकिन्ज़ी का 7-S ढाँचा: अंग्रेज़ी में S से शुरू होने वाले सात तत्व हैं रणनीति (strategy), संरचना (structure), प्रणालियाँ (systems), शैली (style), कर्मचारी (staff), साझा मूल्य (shared values) और कौशल (skills)।
- 12. संचालनपरक दृष्टिकोण: यह अन्य क्षेत्रों और प्रबंधन के दृष्टिकोणों से अवधारणाएँ, सिद्धांत, तकनीकें और ज्ञान लेकर प्रबंधन विज्ञान और सिद्धांत को विकसित करने का प्रयास करता है।
| प्रबंधन का दृष्टिकोण | विशेषताएँ और योगदान | सीमाएँ |
| अनुभवजन्य या प्रकरण-आधारित दृष्टिकोण | मामलों के माध्यम से अनुभव का अध्ययन करता है। सफलताओं और असफलताओं की पहचान करता है। | हर परिस्थिति अलग होती है। यह दृष्टिकोण सिद्धांत पहचानने का प्रयास नहीं करता। प्रबंधन सिद्धांत विकसित करने में इसका योगदान सीमित है। |
| पारस्परिक व्यवहार का दृष्टिकोण | पारस्परिक व्यवहार, मानवीय संबंधों, नेतृत्व और प्रेरणा पर ध्यान देता है। व्यक्तिगत मनोविज्ञान पर आधारित है। | नियोजन, संगठन और नियंत्रण की अनदेखी करता है। प्रभावी प्रबंधक बनने के लिए केवल मनोविज्ञान का प्रशिक्षण पर्याप्त नहीं है। |
| समूह व्यवहार का दृष्टिकोण | समूहों में लोगों के व्यवहार पर ज़ोर देता है। समाजशास्त्र और सामाजिक मनोविज्ञान पर आधारित है। मुख्य रूप से समूह व्यवहार के तरीकों का अध्ययन करता है। बड़े समूहों के अध्ययन को अक्सर “संगठनात्मक व्यवहार” कहते हैं। | अक्सर इसका प्रबंधन की अवधारणाओं, सिद्धांतों और तकनीकों के साथ पर्याप्त मेल नहीं होता। संगठनात्मक संरचना तैयार करने, कार्मिक व्यवस्था, नियोजन और नियंत्रण के साथ अधिक गहरा संबंध आवश्यक है। |
| सहकारी सामाजिक प्रणालियों का दृष्टिकोण | पारस्परिक और समूह व्यवहार के उन पहलुओं को देखता है जो सहयोग की व्यवस्था बनाने में मदद करते हैं। व्यापक अर्थ में इसमें स्पष्ट उद्देश्य से सहयोग करने वाला कोई भी समूह शामिल है। | इसका दायरा प्रबंधन के अध्ययन के लिए बहुत व्यापक है। साथ ही, यह प्रबंधन की कई अवधारणाओं, सिद्धांतों और तकनीकों को नज़रअंदाज़ करता है। |
| सामाजिक-तकनीकी प्रणालियों का दृष्टिकोण | तकनीकी प्रणाली का सामाजिक प्रणाली पर बड़ा असर पड़ता है, जैसे लोगों के रवैये और समूह के व्यवहार पर। उत्पादन, कार्यालय संचालन और उन क्षेत्रों पर ध्यान देता है जहाँ तकनीकी प्रणालियों और लोगों का गहरा संबंध है। | केवल शारीरिक श्रम और निचले स्तर के कार्यालयी काम पर ज़ोर देता है। प्रबंधन के अन्य बहुत से पहलुओं को नज़रअंदाज़ करता है। |
| निर्णय सिद्धांत का दृष्टिकोण | निर्णय लेने, निर्णय लेने वाले व्यक्तियों या समूहों और निर्णय प्रक्रिया पर ध्यान देता है। कुछ सिद्धांतकार निर्णय प्रक्रिया को उद्यम की सभी गतिविधियों के अध्ययन का शुरुआती बिंदु मानते हैं। इससे अध्ययन की सीमाएँ स्पष्ट नहीं रहतीं। | प्रबंधन में निर्णय लेने के अलावा भी बहुत कुछ शामिल है। इस दृष्टिकोण का दायरा एक ही समय में बहुत संकीर्ण और बहुत व्यापक है। |
| प्रणालीगत दृष्टिकोण | प्रणाली संबंधी अवधारणाओं का व्यापक उपयोग है। प्रणालियों की अपनी सीमाएँ होती हैं, फिर भी वे बाहरी वातावरण के साथ परस्पर क्रिया करती हैं। इसलिए संगठन खुली प्रणालियाँ हैं। यह दृष्टिकोण नियोजन, संगठन और नियंत्रण के आपसी संबंधों तथा संगठन की अनेक उपप्रणालियों के अध्ययन का महत्त्व मानता है। | प्रणालियों और उपप्रणालियों के बीच संबंधों के साथ-साथ संगठनों और उनके बाहरी वातावरण के बीच परस्पर क्रिया का विश्लेषण करता है। इसे प्रबंधन का नया दृष्टिकोण कहना कठिन है। |
| गणितीय या “प्रबंधन विज्ञान” का दृष्टिकोण | प्रबंधन को गणितीय प्रक्रियाओं, अवधारणाओं, संकेतों और मॉडलों के माध्यम से देखता है। इसे पूरी तरह तार्किक प्रक्रिया मानता है जिसे गणितीय संकेतों और संबंधों से व्यक्त किया जा सकता है। | गणितीय मॉडलों पर ज़रूरत से ज़्यादा ध्यान देता है। प्रबंधन के कई पहलुओं का मॉडल नहीं बनाया जा सकता। गणित एक उपयोगी साधन है, लेकिन अपने आप में प्रबंधन का कोई विचार-संप्रदाय या अलग दृष्टिकोण नहीं है। |
| परिस्थिति-आधारित दृष्टिकोण | प्रबंधन की कार्यप्रणाली परिस्थितियों पर निर्भर करती है। परिस्थिति-आधारित सिद्धांत मानता है कि अपनाए गए समाधान संगठन के व्यवहार के तरीकों को प्रभावित करते हैं। | प्रबंधक लंबे समय से जानते हैं कि काम करने का कोई एक सर्वश्रेष्ठ तरीका नहीं है। परिस्थितियों से जुड़े सभी प्रासंगिक कारकों की पहचान करना और उनके बीच संबंध दिखाना कठिन और बहुत जटिल हो सकता है। |
| प्रबंधकीय भूमिकाओं का दृष्टिकोण | मूल अध्ययन में पाँच मुख्य कार्यकारी अधिकारियों का अवलोकन किया गया। इस आधार पर दस भूमिकाओं की पहचान हुई और उन्हें (1) पारस्परिक, (2) सूचना संबंधी और (3) निर्णय संबंधी भूमिकाओं में बाँटा गया। | मूल नमूना बहुत छोटा था। अवलोकन में आई कुछ गतिविधियाँ प्रबंधकीय नहीं थीं। गतिविधियों से नियोजन, संगठन, कार्मिक व्यवस्था, नेतृत्व और नियंत्रण के प्रमाण मिलते हैं। हालाँकि प्रबंधकों का मूल्यांकन करने जैसे कुछ महत्त्वपूर्ण कार्य छूट गए। |
| मैकिन्ज़ी का 7-S ढाँचा | अंग्रेज़ी में S से शुरू होने वाले सात तत्व हैं (1) रणनीति (Strategy), (2) संरचना (Structure), (3) प्रणालियाँ (Systems), (4) शैली (Style), (5) कर्मचारी (Staff), (6) साझा मूल्य (Shared values) और (7) कौशल (Skills)। | यह अनुभवी परामर्श कंपनी अब उस ढाँचे से मिलता-जुलता ढाँचा इस्तेमाल करती है जिसे कून्ट्ज़ और उनके सहयोगी 1955 से उपयोगी मानते रहे हैं। इससे इसकी व्यावहारिक उपयोगिता की पुष्टि होती है। फिर भी इसकी शब्दावली सटीक नहीं है और विषयों पर गहराई से चर्चा नहीं की जाती। |
| संचालनपरक दृष्टिकोण | अन्य क्षेत्रों और प्रबंधन के दृष्टिकोणों से अवधारणाएँ, सिद्धांत, तकनीकें और ज्ञान एक साथ लाता है। इसका उद्देश्य ऐसा विज्ञान और सिद्धांत विकसित करना है जिसका व्यावहारिक उपयोग हो सके। यह प्रबंधकीय और गैर-प्रबंधकीय ज्ञान में अंतर करता है और नियोजन, संगठन, कार्मिक व्यवस्था, नेतृत्व तथा नियंत्रण पर आधारित वर्गीकरण तैयार करता है। | कुछ लेखकों की तरह यह “प्रतिनिधित्व” या “समन्वय” को स्वतंत्र कार्य नहीं मानता। उदाहरण के लिए, समन्वय प्रबंधक के काम का मूल है और प्रबंधन का उद्देश्य भी है। |
सारांश:
- अनुभवजन्य या प्रकरण-आधारित दृष्टिकोण: मामलों की मदद से प्रबंधन के सिद्धांत समझता है।
- पारस्परिक व्यवहार का दृष्टिकोण: व्यक्तिगत मनोविज्ञान पर आधारित है।
- समूह व्यवहार का दृष्टिकोण: समाजशास्त्र पर आधारित है।
- सहकारी सामाजिक प्रणालियों का दृष्टिकोण: सहयोग की व्यवस्था का समर्थन करता है।
- सामाजिक-तकनीकी प्रणालियों का दृष्टिकोण: व्यक्तियों और समूहों पर तकनीकी प्रणालियों का प्रभाव देखता है।
- निर्णय सिद्धांत का दृष्टिकोण: निर्णय लेने की प्रक्रिया पर ध्यान देता है।
- प्रणालीगत दृष्टिकोण: बाज़ार की विभिन्न प्रणालियों से परस्पर क्रिया पर ध्यान देता है।
- प्रबंधन विज्ञान का दृष्टिकोण: प्रबंधन की तार्किक प्रक्रियाओं पर ध्यान देता है।
- परिस्थिति-आधारित दृष्टिकोण: अलग-अलग परिस्थितियों के लिए अलग तरीकों के उपयोग पर ध्यान देता है।
- प्रबंधकीय भूमिकाओं का दृष्टिकोण: पारस्परिक, सूचना संबंधी और निर्णय संबंधी भूमिकाओं की तीन श्रेणियों पर ध्यान देता है।
- मैकिन्ज़ी का 7-S ढाँचा: प्रबंधन के लिए अंग्रेज़ी में S से शुरू होने वाले 7 तत्वों का उपयोग करता है।
- संचालनपरक दृष्टिकोण: प्रबंधन विज्ञान और सिद्धांत के विकास पर ध्यान देता है।
प्रबंधकीय नियोजन
इस अध्याय में आप:- नियोजन की अलग-अलग परिभाषाएँ समझें
- नियोजन का स्वरूप समझाएँ।
- विभिन्न प्रकार की योजनाओं के बीच अंतर समझें।
नियोजन आपकी वर्तमान स्थिति और भविष्य में जिस स्थिति तक पहुँचना चाहते हैं, उनके बीच की दूरी कम करने की प्रक्रिया है। दूसरे शब्दों में, यह “आगे देखने और आज की घटनाओं को कल की संभावनाओं से जोड़ने” की प्रक्रिया है। इसमें पहले से तय किया जाता है कि क्या करना है, कैसे और कब करना है, और कौन क्या करेगा। उचित नियोजन जोखिम घटाता है और संसाधनों का कुशल और प्रभावी उपयोग सुनिश्चित करता है।
नियोजन और नियंत्रण एक-दूसरे से जुड़े हैं। नियोजन में संगठन के लक्ष्य तय करना और उन्हें पाने की रणनीतियाँ बनाना शामिल है। नियंत्रण में प्रदर्शन के मानक तय करना और वास्तविक परिणामों की तुलना अपेक्षित परिणामों से करना शामिल है। नियोजन के बिना नियंत्रण का अर्थ नहीं है। अगर आपको पता नहीं कि कहाँ पहुँचना है, तो आप तय नहीं कर सकते कि सही दिशा में जा रहे हैं या नहीं। नियोजन संगठन को ज़रूरी केंद्रबिंदु और दिशा देता है। इसलिए नियंत्रण के लिए नियोजन पहले से होना आवश्यक है।
नियोजन की परिभाषाएँ
सीधे शब्दों में, नियोजन का अर्थ है पहले से तय करना कि कौन-सा कदम उठाना है, कैसे और कब उठाना है, और उसमें कौन शामिल होगा। इसमें भविष्य का अनुमान लगाना और आगे की कार्यदिशा सोच-समझकर चुनना शामिल है।
पीटर ड्रकर के अनुसार, “नियोजन एक निरंतर प्रक्रिया है। इसमें भविष्य के प्रभावों की यथासंभव अच्छी समझ के साथ वर्तमान में जोखिम वाले उद्यमशील निर्णय व्यवस्थित ढंग से लिए जाते हैं, उन्हें लागू करने के लिए आवश्यक प्रयास व्यवस्थित किए जाते हैं और एक सुव्यवस्थित प्रतिक्रिया प्रणाली के माध्यम से परिणामों को अपेक्षाओं के मुकाबले मापा जाता है।”
जॉर्ज आर. टेरी के शब्दों में, “नियोजन का मतलब तथ्यों को चुनना और आपस में जोड़ना, और भविष्य के बारे में मान्यताएँ बनाना तथा उनका उपयोग करना है, ताकि इच्छित परिणाम के लिए आवश्यक समझी जाने वाली गतिविधियों की कल्पना और रूपरेखा तैयार की जा सके।” इसलिए, एक प्रबंधक के रूप में योजना बनाते समय आप तथ्यों और तर्कसंगत मान्यताओं का उपयोग करते हैं और प्रासंगिक सीमाओं को ध्यान में रखते हैं। फिर आप तय करते हैं कि कौन-सी गतिविधियाँ ज़रूरी हैं, उन्हें कैसे करेंगे और वे इच्छित परिणाम पाने में कैसे मदद करेंगी।
डाल्टन ई. मैकफ़ारलैंड की नियोजन की परिभाषा वातावरण के बदलते स्वरूप को ध्यान में रखती है। उनके अनुसार:
“नियोजन कार्यकारी भूमिका की एक अवधारणा है जिसमें बदलाव की प्रकृति और दिशा का अनुमान लगाने, उसे प्रभावित करने और नियंत्रित करने के कौशल शामिल हैं।”
हाइंज़ वाइरिख और हैरॉल्ड कून्ट्ज़ के अनुसार, “नियोजन में ध्येय, उद्देश्यों और उन्हें पाने के लिए आवश्यक कदमों का चुनाव शामिल है। इसके लिए निर्णय लेने होते हैं, यानी भविष्य की संभावित कार्यदिशाओं में से चुनना होता है।” इस तरह नियोजन में संगठन के लक्ष्य तय करना और उन्हें पाने का सबसे अच्छा तरीका चुनना शामिल है। इसमें आगे देखकर आज की घटनाओं को कल की संभावनाओं से जोड़ना होता है।
नियोजन का स्वरूप
नियोजन वह प्रक्रिया है जिसमें संगठन के विशेष लक्ष्य प्राप्त करने के लिए उसकी भविष्य की कार्यदिशा तैयार की जाती है। नियोजन के स्वरूप की चर्चा नीचे है।
नियोजन का स्वरूप
नियोजन लक्ष्य-उन्मुख है
नियोजन तय लक्ष्यों या उद्देश्यों को पाने का माध्यम है। इसका मूल्य तभी है जब यह इच्छित लक्ष्यों की प्राप्ति में सकारात्मक योगदान दे। प्रभावी नियोजन के लिए स्पष्ट रूप से तय लक्ष्य आवश्यक हैं।
नियोजन एक बौद्धिक या तर्कसंगत प्रक्रिया है
प्रबंधक के रूप में आपको कठिन परिस्थितियों को सँभालने के लिए अपनी कल्पना, रचनात्मकता और विश्लेषणात्मक कौशल का उपयोग करना पड़ता है। नियोजन के लिए दूरदृष्टि और सही निर्णय क्षमता भी चाहिए। इसलिए नियोजन को एक बौद्धिक या तर्कसंगत प्रक्रिया का परिणाम माना जा सकता है।
नियोजन पहला प्रबंधकीय कार्य है
नियोजन प्रबंधन प्रक्रिया की पहली गतिविधि है। अन्य कार्य, यानी संगठन, कार्मिक व्यवस्था, निर्देशन और नियंत्रण, तभी कुशलतापूर्वक हो सकते हैं जब उनकी अच्छी योजना बनाई गई हो। इस तरह नियोजन अन्य सभी प्रबंधकीय कार्यों के क्रियान्वयन से पहले आता है।
नियोजन पूरे संगठन में लागू होता है
नियोजन पूरे संगठन में होता है और प्रबंधन के हर स्तर पर ज़रूरी है। शीर्ष प्रबंधक संगठन के समग्र उद्देश्यों को पूरा करने वाली दीर्घकालीन योजनाएँ बनाते हैं। मध्य स्तर के प्रबंधक विभागों और कार्यक्षेत्रों की मध्यम अवधि की योजनाएँ बनाते हैं, जबकि सबसे निचले स्तर के प्रबंधक संचालन की योजनाएँ और अल्पकालीन योजनाएँ तैयार करते हैं। इस तरह नियोजन का दायरा, विस्तार और स्वरूप प्रबंधन के स्तर के अनुसार बदलता है।
नियोजन भविष्य की ओर देखता है
नियोजन का मुख्य काम भविष्य का अनुमान लगाना है। भविष्य के रुझानों की भविष्यवाणी करना और उनके लिए तैयार होना नियोजन का अभिन्न हिस्सा है। इसलिए सटीक पूर्वानुमान आवश्यक है।
नियोजन एक निरंतर प्रक्रिया है
नियोजन संगठन के अस्तित्व में रहने तक चलता है। योजनाएँ अद्यतन की जा सकती हैं, बदली जा सकती हैं या उनकी जगह नई योजनाएँ बनाई जा सकती हैं। जब स्थिति पूरी तरह नए लक्ष्यों की माँग करे, तो नई योजनाएँ पुरानी योजनाओं की जगह लेती हैं। योजनाएँ बदलती हैं, लेकिन नियोजन का काम कभी छोड़ा नहीं जाता।
नियोजन एक एकीकृत प्रक्रिया है
विभिन्न स्तरों की योजनाएँ एक-दूसरे से जुड़ी और एक-दूसरे पर निर्भर होती हैं। संगठन का शीर्ष स्तर रणनीतिक योजनाएँ बनाता है। इनके आधार पर मध्य स्तर सामरिक योजनाएँ बनाता है। फिर निचले स्तर सामरिक योजनाओं के आधार पर संचालन योजनाएँ बनाते हैं। इस तरह संगठन में योजनाओं का एक पदानुक्रम बनता है। योजनाएँ अलग-अलग स्तरों पर बनें, फिर भी वे कंपनी के उद्देश्यों के अनुरूप होनी चाहिए। वे दीर्घकालीन या अल्पकालीन हो सकती हैं। अवधि चाहे जो हो, उनमें अच्छा समन्वय होना चाहिए ताकि संगठन निर्धारित समय में अपने लक्ष्य प्राप्त कर सके।
नियोजन और प्रबंधन के स्तर
रणनीतिक योजनाएँ
रणनीतिक योजनाएँ रणनीतिक लक्ष्य पाने के लिए बनाई जाती हैं। अधिक स्पष्ट रूप से, ये सामान्य योजनाएँ हैं जो लक्ष्य प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों का आवंटन, प्राथमिकताएँ और कदम बताती हैं। वे संगठन के समग्र उद्देश्य तय करती हैं और उसे प्रभावित करने वाले परिवेश के अलग-अलग कारकों का विश्लेषण करती हैं। अगली तालिका रणनीतिक लक्ष्यों के आठ प्रमुख क्षेत्र बताती है।
| प्रमुख क्षेत्र | विवरण |
| बाज़ार में स्थिति | मौजूदा और नए बाज़ारों में वांछित हिस्सेदारी, जिन क्षेत्रों में नए उत्पाद चाहिए, और ग्राहकों की निष्ठा बढ़ाने के लिए सेवा लक्ष्य। |
| नवाचार | उत्पादों या सेवाओं में नवाचार और उन्हें उपलब्ध कराने के लिए ज़रूरी कौशल और गतिविधियों में नवाचार। |
| मानव संसाधन | प्रबंधकों और संगठन के अन्य सदस्यों की उपलब्धता, विकास और प्रदर्शन। कर्मचारियों का रवैया और कौशल विकास। यदि श्रमिक संघ हों, तो उनके साथ संबंध। |
| वित्तीय संसाधन | पूँजी के स्रोत और उसके उपयोग का तरीका। |
| भौतिक संसाधन | भौतिक सुविधाएँ और वस्तुओं के उत्पादन तथा सेवाएँ देने में उनका उपयोग। |
| उत्पादकता | परिणाम हासिल करने के लिए संसाधनों का कुशल उपयोग। |
| सामाजिक ज़िम्मेदारी | समुदाय की चिंता और नैतिक आचरण बनाए रखने जैसे क्षेत्रों में ज़िम्मेदारियाँ। |
| लाभ की आवश्यकताएँ | लाभप्रदता का स्तर और वित्तीय स्थिति के अन्य संकेतक। |
रणनीतिक योजनाएँ पूरे संगठन पर लागू होती हैं। आम तौर पर शीर्ष प्रबंधन इन्हें निदेशक मंडल और मध्य प्रबंधन से परामर्श करके बनाता है। इनकी अवधि अक्सर लंबी होती है, सामान्यतः तीन वर्ष या उससे अधिक। इन्हें बनाने वाले प्रबंधक अनिश्चित वातावरण में काम करते हैं और उन्हें भविष्य के खतरों तथा अवसरों के बारे में मान्यताएँ बनानी पड़ती हैं। इन योजनाओं के लिए उन्हें बहुत जानकारी चाहिए, विशेष रूप से इस बारे में कि बाहरी वातावरण भविष्य में कैसा होगा।
रणनीतिक कार्यबल नियोजन
कार्यबल की ज़रूरतों की योजना बनाना, विशेषकर वरिष्ठ प्रबंधन और प्रमुख तकनीकी कर्मचारियों की, संगठन की सबसे महत्त्वपूर्ण गतिविधियों में से एक है। आज हर संगठन में प्रबंधन के उत्तराधिकार और विकास की किसी-न-किसी तरह की योजना होती है। इनसे भविष्य में कर्मचारियों की ज़रूरत समझने, अलग-अलग पदों के संभावित उम्मीदवार पहचानने और चुने हुए उम्मीदवारों को ऊँचे पदों के लिए तैयार करने में मदद मिलती है। कुछ ही संगठन इन योजनाओं के लिए मात्रात्मक विश्लेषण का सहारा लेते हैं। कुछ प्रबंधकों को यह ज़रूरत से ज़्यादा विस्तृत और जटिल लगता है, लेकिन इससे उत्तराधिकार और विकास का नियोजन बहुत प्रभावी बन सकता है।
रणनीतिक कार्यबल नियोजन, नियोजन कार्य का एक क्षेत्र है। यह संगठन को उसकी व्यावसायिक रणनीतियों और योजनाओं से जुड़ी कर्मचारियों की ज़रूरतों को पहचानने और पूरा करने में मदद करता है। इसके दो मुख्य परिणाम हैं:
- कार्मिक व्यवस्था की रणनीतियाँ ये संगठन की दीर्घकालीन योजनाएँ हैं, जिनसे कर्मचारियों की आवश्यकताएँ पूरी की जाती हैं। ये अल्पकालीन निर्णयों के लिए दीर्घकालीन संदर्भ देती हैं।
- कार्मिक व्यवस्था की योजनाएँ इनमें भर्ती, पदोन्नति और ऐसे अन्य ठोस कदम बताए जाते हैं जिन्हें संगठन अल्पकाल में उठाएगा। ये कदम संगठन की कार्मिक व्यवस्था की रणनीतियों के अनुरूप होने चाहिए।
रणनीतिक कार्यबल नियोजन को प्रभावी बनाने के लिए संगठन को कर्मचारियों की भविष्य की आवश्यकताएँ ठीक से तय करनी चाहिए। यह पता लगाना होगा कि किन स्तरों पर लोगों की ज़रूरत है और कौन-से कौशल चाहिए। संगठन को यह भी जानना चाहिए कि वर्तमान में कितने कर्मचारी उपलब्ध हैं और भविष्य में कितने उपलब्ध होंगे। कर्मचारियों की “आपूर्ति” और “माँग” के बीच का अंतर भी निकालना चाहिए। इस सटीक, मात्रात्मक विश्लेषण के लिए प्रबंधकों को संभावित कर्मचारी बदलाव, सेवानिवृत्ति, पदोन्नति और अन्य कार्मिक गतिविधियों के बारे में मान्यताएँ बनानी पड़ती हैं। कमी या अधिकता पहचानने के बाद वे उसे दूर करने के लिए आवश्यक कदम उठा सकते हैं।
सामरिक योजनाएँ
इनका उद्देश्य सामरिक या अल्पकालीन लक्ष्यों को प्राप्त करना है। ये रणनीतिक योजनाओं के क्रियान्वयन में मदद करती हैं। इनमें मुख्यतः बताया जाता है कि रणनीतिक योजना लागू करने के लिए बड़े विभागों और उनकी उप-इकाइयों को क्या कदम उठाने चाहिए। इनका ध्यान इस बात पर अधिक है कि काम पूरा कैसे किया जाए, और इस बात पर कम कि क्या किया जाए। इसलिए ये रणनीतिक योजनाओं की सफलता के लिए आवश्यक हैं।
मध्य स्तर के प्रबंधक के रूप में आप सामरिक योजनाएँ बनाते हैं। योजना को अंतिम रूप देकर शीर्ष प्रबंधन तक पहुँचाने से पहले आप निचले स्तर के प्रबंधकों से सलाह ले सकते हैं। रणनीतिक योजनाओं की तुलना में इनकी समयावधि छोटी होती है, आम तौर पर 1 से 3 वर्ष। सामरिक नियोजन में आप रणनीतिक नियोजक की तुलना में काफ़ी कम अनिश्चितता और जोखिम का सामना करते हैं। आपको जानकारी भी कम चाहिए और उसका अधिकांश हिस्सा आंतरिक स्रोतों से मिल सकता है।
संचालन योजनाएँ
संचालन योजनाएँ सामरिक लक्ष्य पाने के लिए ज़रूरी कदम तय करती हैं। ये विशिष्ट और संख्यात्मक रूप में लिखी जाती हैं और विभाग प्रबंधक के रोज़मर्रा के कामकाज का मार्गदर्शन करती हैं। निचले स्तर के प्रबंधक इन्हें बनाते हैं। इनकी अवधि सामान्यतः एक वर्ष से कम होती है, जैसे कुछ महीने, सप्ताह या कुछ दिन। इनमें स्पष्ट किया जाता है कि संचालन लक्ष्यों तक पहुँचने के लिए थोड़े समय में क्या पूरा करना होगा। ऐसी योजनाएँ बनाने वाले प्रबंधक अपेक्षाकृत निश्चित वातावरण में काम करते हैं। इसलिए इनमें सामरिक योजनाओं की तुलना में कम जोखिम होता है। ज़रूरी जानकारी लगभग पूरी तरह संगठन के अंदर से मिल जाती है। संचालन लक्ष्य हासिल न हों तो सामरिक और रणनीतिक लक्ष्य भी हासिल नहीं होंगे। इसलिए संचालन योजनाएँ सामरिक और रणनीतिक योजनाओं की सफलता के लिए ज़रूरी हैं।
उपयोग की आवृत्ति के आधार पर योजनाएँ
योजनाओं को इस आधार पर भी बाँट सकते हैं कि उनका कितनी बार उपयोग होता है। इस आधार पर दो प्रकार हैं: एकबारगी योजनाएँ और स्थायी योजनाएँ।
एकबारगी योजनाएँ
एकबारगी योजना किसी विशिष्ट लक्ष्य को पाने के लिए बनाई जाती है और ऐसी अनोखी स्थिति का समाधान करती है जो दोबारा नहीं आती। लक्ष्य मिलते ही योजना समाप्त हो जाती है। दूसरे शब्दों में, यह एक बार उपयोग होने वाली योजना है, जो प्रबंधकों के गैर-पूर्वनिर्धारित निर्णयों के जवाब में बनाई जाती है। ऐसे निर्णय असामान्य या गैर-नियमित समस्याओं के विशिष्ट समाधान होते हैं और उन्हें लेने की कोई तय या संरचित प्रक्रिया नहीं होती।
एकबारगी योजनाओं के प्रमुख प्रकार कार्यक्रम, बजट और परियोजनाएँ हैं।
कार्यक्रम
कार्यक्रम बड़े पैमाने की एकबारगी योजनाएँ हैं जो किसी महत्त्वपूर्ण और दोबारा न आने वाले लक्ष्य को पाने के लिए कई जटिल गतिविधियों का समन्वय करती हैं। ये विशिष्ट उद्देश्यों के लिए बनाई गई ठोस या स्पष्ट योजनाएँ हैं। इनमें बताया जाता है कि कौन-से कदम उठाने हैं, कौन-से संसाधन उपयोग करने हैं, काम किस समयावधि में पूरा करना है और कौन क्या और कैसे करेगा। कार्यक्रम रोज़मर्रा के संचालन का मार्गदर्शन करते हैं। ये कार्रवाई और परिणाम पर केंद्रित प्रबंधकीय तरीके हैं, जो संगठन के सुचारु और कुशल कामकाज में मदद करते हैं।
बजट
बजट भविष्य की किसी अवधि के अपेक्षित परिणाम संख्याओं में दिखाता है। यह किसी खास लक्ष्य को प्राप्त करने की कार्ययोजना या रूपरेखा है। बजट धनराशि, उत्पाद इकाइयों, श्रम-घंटों, मशीन-घंटों या किसी अन्य मापने योग्य इकाई में व्यक्त किया जा सकता है।
बजट आम तौर पर योजना को संख्याओं में बदलता है और वास्तविक संचालन के लिए लक्ष्य तय करता है। यह कार्यक्रम की विभिन्न गतिविधियों के लिए आवश्यक वित्तीय संसाधन दिखाता है। कई संगठन अन्य गतिविधियों की योजना और समन्वय के आधार के रूप में बजट का उपयोग करते हैं।
परियोजनाएँ
परियोजना कार्यक्रम जैसी होती है, लेकिन उसका पैमाना छोटा और जटिलता कम होती है। यह कार्यक्रम का हिस्सा हो सकती है या अपने आप में एकबारगी योजना हो सकती है। परियोजना से ज़िम्मेदारियाँ सटीक रूप से बाँटने, योजना पर प्रभावी नियंत्रण रखने और उसे आसानी से लागू करने में मदद मिलती है।
स्थायी योजनाएँ
स्थायी योजनाओं में बार-बार आने वाली परिस्थितियों से निपटने के लिए खास कदम तय होते हैं। एकबारगी योजनाएँ किसी अनूठी स्थिति में इस्तेमाल होती हैं, जबकि स्थायी योजनाएँ उन परिस्थितियों के लिए होती हैं जिनका सामना प्रबंधक के रूप में आपको नियमित रूप से करना पड़ सकता है।
प्रकरण अध्ययन: IBM की खरीद नीतियाँ और प्रक्रियाएँ
ईमानदारी और नैतिक मानक। IBM की नीति है कि वह आपूर्तिकर्ताओं और अन्य कारोबारी साझेदारों के साथ निष्पक्ष और नैतिक ढंग से काम करे। अगर इस नीति का पालन नहीं हो रहा है, तो मामला IBM के वैश्विक खरीद लोकपाल (800-233-3073) के ध्यान में लाया जा सकता है। समस्याएँ तुरंत, सावधानी और सम्मान के साथ, गोपनीय रूप से सुलझाई जाएँगी।
पारस्परिक खरीद IBM ऐसी व्यवस्थाओं का विरोध करती है जिनमें दोनों पक्ष एक-दूसरे से खरीदते हैं। ऐसी व्यवस्थाएँ सर्वोत्तम मूल्य, गुणवत्ता, तकनीक और त्वरित आपूर्ति के साथ वस्तुएँ और सेवाएँ खरीदने के IBM के लक्ष्य में बाधा डाल सकती हैं।
गोपनीयता IBM अपने मौजूदा और संभावित आपूर्तिकर्ताओं के साथ कारोबारी संबंधों को निजी और गोपनीय मानती है। वह आपूर्तिकर्ताओं से मिली जानकारी ज़िम्मेदारी से सँभालती है और उनसे भी यही अपेक्षा करती है। साथ ही, जब तक IBM और आपूर्तिकर्ता गोपनीय जानकारी के प्रकटीकरण पर समझौता नहीं कर लेते, IBM आपूर्तिकर्ता से कोई गोपनीय जानकारी नहीं लेना चाहती।
पेटेंट IBM जानबूझकर दूसरी कंपनियों के पेटेंट अधिकारों का उल्लंघन नहीं करती। वह सभी खरीदी गई सामग्रियों के लिए पेटेंट उल्लंघन के विरुद्ध क्षतिपूर्ति की गारंटी माँगती है। IBM बाहरी लोगों से विचारों और आविष्कारों पर चर्चा करती है और ज़रूरत पड़ने पर खास उत्पाद विकसित करने का काम बाहरी एजेंसियों को देती है। ऐसे मामलों में पहले से उचित अनुबंध करने होते हैं।
आपूर्तिकर्ता विविधता कार्यक्रम IBM अलग-अलग जातीय मूल के लोगों, महिलाओं, शारीरिक दिव्यांगता वाले लोगों और अन्य समूहों को अपनी खरीद, विपणन और अनुबंध संबंधी सभी गतिविधियों में भाग लेने का अवसर देने के लिए प्रतिबद्ध है। इसका उद्देश्य आपूर्तिकर्ताओं के समूह में विविधता सुनिश्चित करना है।
उपहार और पारितोषिक IBM के कर्मचारियों और उनके परिवारों को मौजूदा या संभावित आपूर्तिकर्ताओं से उपहार स्वीकार करने की अनुमति नहीं है। कर्मचारियों को केवल 25 अमेरिकी डॉलर या उससे कम मूल्य का उपहार लेने की अनुमति है।
कारोबारी भोजन और आतिथ्य आपूर्तिकर्ताओं से काम करने वाले IBM कर्मचारी भोजन और मनोरंजन जैसी प्रचलित कारोबारी सुविधाएँ स्वीकार कर सकते हैं। खर्च उचित होना चाहिए और किसी कानून या आपूर्तिकर्ता की ज्ञात कारोबारी प्रथा के विरुद्ध नहीं होना चाहिए। कर्मचारियों से अपेक्षा है कि वे भी आपूर्तिकर्ताओं को इसी तरह का आतिथ्य दें और समय के साथ दोनों पक्ष खर्च बराबर बाँटें।
IBM परिसर में उचित आचरण IBM परिसर में सभी लोगों से पेशेवर और कार्यस्थल के अनुकूल व्यवहार की अपेक्षा है। अनुचित आचरण के उदाहरण हैं: शराब के प्रभाव में होना, अवैध नशीले पदार्थों का इस्तेमाल करना, स्वीकृत चिकित्सकीय प्रयोजन के अलावा नियंत्रित पदार्थ का इस्तेमाल करना, किसी भी तरह का हथियार रखना या दूसरों को परेशान करना, धमकाना या उनके प्रति हिंसक व्यवहार करना।
स्थायी योजनाएँ प्रबंधकों के पूर्वनिर्धारित निर्णयों के जवाब में बनाई जाती हैं। ऐसे निर्णय रोज़मर्रा की समस्याओं के समाधान हैं, जो नियमों, प्रक्रियाओं या आदतों का पालन करके लिए जाते हैं। ये योजनाएँ निर्णय लेने में तेज़ी लाती हैं और मिलती-जुलती परिस्थितियों को एकसमान ढंग से सँभालने देती हैं। स्थायी योजनाएँ कार्यदिशा पहले से तय करती हैं, इसलिए आप अधिकार सौंप सकते हैं। हर कार्रवाई स्पष्ट होने के कारण लगातार निगरानी की ज़रूरत नहीं रहती। ये प्रबंधन के लिए तुरंत उपलब्ध संदर्भ भी हैं क्योंकि इनमें बताया गया है कि किसी विशेष स्थिति में क्या करना है।
स्थायी योजनाओं के तीन प्रमुख प्रकार नीतियाँ, प्रक्रियाएँ और नियम हैं।
नीतियाँ
नीति स्थायी योजना का सबसे सामान्य रूप है। यह व्यापक सीमाएँ तय करती है जिनके भीतर संगठन के सदस्यों से संगठन के लक्ष्यों की दिशा में काम करने की अपेक्षा होती है। नीतियाँ खास कदम तय करने के बजाय कार्रवाई की सामान्य सीमाएँ बताती हैं। वे दिखाती हैं कि शीर्ष प्रबंधन लोगों के प्रयासों को किस दिशा में ले जाना चाहता है। नीतियाँ आम तौर पर लचीली होती हैं और उनका दायरा व्यापक होता है।
प्रक्रियाएँ
प्रक्रिया किसी उद्देश्य की प्राप्ति के लिए समय-क्रम में उठाए जाने वाले कदमों का क्रम है। यह नीति से अधिक विशिष्ट है क्योंकि इसमें बताया जाता है कि किसी स्थिति में कौन-से कदम उठाने हैं। प्रक्रियाएँ गतिविधियों को करने का तरीका विस्तार से बताकर कार्रवाई का मार्गदर्शन करती हैं। अच्छी तरह स्थापित और औपचारिक प्रक्रियाओं को अक्सर मानक संचालन प्रक्रियाएँ (SOP) कहते हैं। वे कार्रवाई में एकरूपता सुनिश्चित करती हैं। नीतियाँ प्रायः सामान्य होती हैं, जबकि प्रक्रियाएँ कदम-दर-कदम बताती हैं कि क्या करना है। इस तरह प्रक्रियाएँ संगठन की प्रशासनिक गतिविधियों को सरल और सुव्यवस्थित बनाती हैं।
नियम
नियम स्थायी योजनाओं का सबसे सरल रूप हैं। नियम बताता है कि किसी खास परिस्थिति में क्या करना चाहिए या क्या नहीं करना चाहिए। प्रक्रियाओं के विपरीत, नियम कई चरण नहीं बताते। वे ठीक-ठीक निर्धारित करते हैं कि क्या करना अनिवार्य है और क्या वर्जित है। नियम सख़्त और स्पष्ट होते हैं, उनमें विचलन की अनुमति नहीं होती और उनका लचीलापन बहुत कम होता है। फिर भी, नियम कर्मचारियों से अपेक्षित आचरण सुनिश्चित करने में मदद करते हैं और उनके कदमों का पूर्वानुमान आसान बनाते हैं। वे विस्तृत निर्देश देकर रोज़मर्रा के कामकाज को व्यवस्थित करते हैं।
अलग-अलग एकबारगी और स्थायी योजनाओं को एक पदानुक्रम में रखा जा सकता है। नीचे के चित्र में संगठन के उद्देश्य रणनीतिक योजनाएँ बनाने का आधार हैं। रणनीतिक योजनाओं से सामरिक और संचालन योजनाएँ बनती हैं। इन्हें आगे अधिक सीमित और विस्तृत स्थायी तथा एकबारगी योजनाओं में बदला जाता है।
समयावधि के आधार पर योजनाएँ
संगठन की योजनाएँ तय समय-सीमा से आगे नहीं जानी चाहिए। समयावधि के आधार पर योजनाओं को तीन प्रकारों में बाँट सकते हैं: दीर्घकालीन, मध्यम अवधि की और अल्पकालीन योजनाएँ।
योजनाओं का पदानुक्रम
दीर्घकालीन योजनाएँ
ये संगठन की रणनीतिक योजनाएँ हैं जिनकी अवधि पाँच वर्ष से अधिक होती है। दीर्घकालीन योजना संगठन के संस्थापकों या शीर्ष प्रबंधन द्वारा तैयार की गई दृष्टि पर आधारित होती है। इसमें व्यापक उद्देश्य और उन्हें प्राप्त करने की प्रक्रियाएँ तय की जाती हैं।
मध्यम अवधि की योजनाएँ
दीर्घकालीन योजनाएँ संगठन को दिशा देती हैं, जबकि मध्यम अवधि की योजनाएँ बताती हैं कि कौन-सी गतिविधियाँ की जानी हैं। ये प्रायः एक से पाँच वर्ष की होती हैं। वे संगठन की गतिविधियाँ तय करती हैं और मध्य प्रबंधन को दिशा देती हैं। जब अधिक अनिश्चितता के कारण कंपनी की दीर्घकालीन योजनाएँ स्पष्ट न हों, तो नियोजन का ध्यान मध्यम अवधि की योजनाओं पर जाता है। इनकी अवधि कम होने से इनके परिणाम अधिक निश्चित और पूर्वानुमेय होते हैं।
अल्पकालीन योजनाएँ
ये योजनाएँ प्रायः एक वर्ष तक की होती हैं। ये संगठन की रोज़मर्रा की गतिविधियाँ चलाने के लिए निचले स्तर के प्रबंधकों को दिशा देती हैं। इनमें दीर्घकालीन नियोजन के समग्र उद्देश्यों को पाने के लिए आवश्यक अलग-अलग गतिविधियाँ शामिल होती हैं। ये प्रबंधक को बताती हैं कि उसे क्या, कैसे, कहाँ और कब करना है और विशेष काम के लिए कौन-से संसाधन उपलब्ध हैं। इस तरह अल्पकालीन योजनाएँ निकट भविष्य में कार्यबल और अन्य संसाधनों का बेहतर उपयोग करने में मदद करती हैं।
इस खंड में बताए गए प्रकारों के अलावा, संगठन विशिष्ट योजनाएँ और दिशा बताने वाली योजनाएँ भी बना सकता है। विशिष्ट योजनाओं के उद्देश्य स्पष्ट होते हैं और उनमें अस्पष्टता नहीं होती। उदाहरण के लिए, यदि कोई प्रबंधक एक वर्ष में कंपनी की बिक्री 10 प्रतिशत बढ़ाना चाहता है, तो वह उस लक्ष्य के लिए विशिष्ट प्रक्रियाएँ, बजट आवंटन और गतिविधियों की समय-सारणी तय कर सकता है। यह एक विशिष्ट योजना है। इसके प्रभावी होने के लिए निश्चित और पूर्वानुमेय परिस्थितियाँ चाहिए, जो अक्सर उपलब्ध नहीं होतीं। जब अनिश्चितता अधिक हो और प्रबंधन को अप्रत्याशित बदलावों का लचीले ढंग से सामना करना पड़े, तब दिशा बताने वाली योजनाएँ बेहतर होती हैं। ये सामान्य मार्गदर्शन देती हैं और प्रबंधकों का ध्यान तय करती हैं, लेकिन उन्हें किसी खास तरीके तक सीमित नहीं करतीं। छह महीनों में लागत 5 प्रतिशत घटाने और आय 10 प्रतिशत बढ़ाने की विशिष्ट योजना के बजाय, दिशा बताने वाली योजना अगले छह महीनों में कंपनी का लाभ 10 से 15 प्रतिशत तक बढ़ाने का व्यापक लक्ष्य रख सकती है। ये योजनाएँ लचीलापन देती हैं, लेकिन उनके उद्देश्य विशिष्ट योजनाओं की तरह स्पष्ट रूप से तय नहीं होते।
सारांश:
- नियोजन में भविष्य का अनुमान लगाना और आगे की कार्यदिशा सोच-समझकर चुनना शामिल है।
- नियोजन की विशेषताएँ:
- लक्ष्य-उन्मुख
- बौद्धिक प्रक्रिया
- पहला प्रबंधकीय कार्य
- पूरे संगठन में लागू
- भविष्य-उन्मुख
- निरंतर प्रक्रिया
- एकीकृत प्रक्रिया
- योजनाओं के प्रकार:
- रणनीतिक योजनाएँ
- सामरिक योजनाएँ
- संचालन योजनाएँ
- योजनाओं को उपयोग की आवृत्ति के आधार पर भी बाँट सकते हैं:
- एकबारगी योजनाएँ: कार्यक्रम, बजट और परियोजनाएँ
- स्थायी योजनाएँ: नीतियाँ, प्रक्रियाएँ और नियम
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योजनाओं को समयावधि के आधार पर भी बाँट सकते हैं:
- दीर्घकालीन योजनाएँ
- मध्यम अवधि की योजनाएँ
- अल्पकालीन योजनाएँ
संगठन, कार्मिक व्यवस्था और नियंत्रण
इस अध्याय में आप:- संगठन, कार्मिक व्यवस्था और नियंत्रण की परिभाषाएँ समझें
- संगठन, कार्मिक व्यवस्था और नियंत्रण की प्रक्रिया और लाभ समझें
जो लोग संसाधनों का प्रभावी उपयोग करना जानते हैं, वे किसी भी संगठनात्मक बनावट या ढाँचे को कुशलता से चला सकते हैं। प्रबंधक के रूप में आपको ऐसी परिस्थितियाँ बनानी हैं जिनमें कर्मचारी संगठन के संसाधनों का प्रभावी उपयोग करके उसके लक्ष्य हासिल कर सकें। उन्हें समझाएँ कि काम पूरा करने के लिए सहयोग क्यों ज़रूरी है। कर्मचारियों को अपनी भूमिका और ज़िम्मेदारियाँ समझनी चाहिए और संगठन के उद्देश्यों के लिए मिलकर काम करना चाहिए। यह बात व्यवसाय, सरकारी संस्था और फ़ुटबॉल टीम जैसे हर संगठन पर लागू होती है। किसी कर्मचारी को उसकी भूमिका समझाने के लिए सत्यापित किए जा सकने वाले उद्देश्य दें और उसके प्रमुख काम स्पष्ट रूप से बताएँ। उसके अधिकार और ज़िम्मेदारियाँ भी तय करें। इससे उसे पता चलेगा कि संगठन के लक्ष्य और उद्देश्य प्राप्त करने के लिए क्या करना है। उसकी भूमिका प्रभावी ढंग से निभाने के लिए ज़रूरी जानकारी और साधन भी दें। इस तरह संगठन का मतलब भूमिकाओं और पदों की औपचारिक संरचना बनाना और बनाए रखना है।
संगठन की परिभाषाएँ
स्टीफ़न पी. रॉबिन्स और मैरी कॉल्टर के अनुसार, संगठन का अर्थ है “तय करना कि कौन-से काम करने हैं, कौन करेगा, उन्हें कैसे समूहित किया जाएगा, कौन किसे रिपोर्ट करेगा और निर्णय कहाँ लिए जाएँगे”।
इस तरह संगठन में महत्त्वपूर्ण और बदलते सवालों पर निर्णय होता है: कौन-से काम होंगे, कौन उन्हें करेगा, किस आधार पर उन्हें समूहित किया जाएगा, कौन किसे रिपोर्ट करेगा और निर्णय लेने का अधिकार किसे होगा।
एल. ए. ऐलन ने संगठन की परिभाषा इस प्रकार दी: “किए जाने वाले काम की पहचान करने और उसे समूहित करने, ज़िम्मेदारी और अधिकार तय करके सौंपने, और ऐसे संबंध बनाने की प्रक्रिया जिससे लोग उद्देश्यों को पाने के लिए सबसे प्रभावी ढंग से मिलकर काम कर सकें।”
इस परिभाषा के अनुसार, संगठन एक प्रबंधकीय कार्य है जिसमें किसी खास योजना को कुशलतापूर्वक लागू करने के लिए काम बाँटना, कार्यों के समूह बनाना, अधिकार और ज़िम्मेदारी सौंपना और संसाधन आवंटित करना शामिल है।
संक्षेप में, संगठन का अर्थ है गतिविधियों और संसाधनों को तार्किक रूप से समूहित करना।
संगठन के लाभ
प्रभावी संगठन से संस्था को कई लाभ मिलते हैं:
- संगठन से आपको स्पष्ट समझ मिलती है कि आपसे कौन-से काम पूरे करने की अपेक्षा है।
- संगठन जवाबदेही और अधिकार की उचित व्यवस्था तय करके नियोजन और नियंत्रण में मदद करता है।
- संगठन संवाद के माध्यम बनाता है, जिससे निर्णय लेने और नियंत्रण में मदद मिलती है।
- संगठन काम की गतिविधियों का तार्किक क्रम बनाए रखने में मदद करता है। इससे आपके और आपकी टीम के लिए काम पूरे करना आसान हो जाता है।
- संगठन संसाधनों का कुशल उपयोग करने तथा विवाद और काम की अनावश्यक पुनरावृत्ति से बचने में मदद करता है।
- संगठन अलग-अलग प्रकार की गतिविधियों का समन्वय करता है और उनमें शामिल लोगों के बीच सौहार्दपूर्ण संबंध बनाने में मदद करता है।
- संगठन काम के प्रयासों को इस तरह केंद्रित करने में मदद करता है कि वे तार्किक और कुशल ढंग से एक साझा लक्ष्य से जुड़े रहें।
कार्मिक व्यवस्था का अर्थ है संगठन के पदों को भरना और उन्हें भरा रखना। जिन लोगों के उद्देश्य संगठन के उद्देश्यों से मेल खाते हैं, उन्हें आवेदन के लिए आमंत्रित करना और उनका चयन करना संगठन के लक्ष्यों को पाने में मदद करता है। कार्मिक व्यवस्था करते समय कर्मचारियों की नीतियाँ, संगठन का माहौल और मूल्यांकन प्रणाली जैसे आंतरिक कारकों का ध्यान रखना चाहिए। कर्मचारियों की आवश्यकताएँ बाहरी वातावरण के अनुसार भी बदलती हैं। उदाहरण के लिए, तकनीक बदलने पर ऐसे लोगों की भर्ती करनी पड़ सकती है जो ऊँची तकनीकी माँगों वाले वातावरण में काम कर सकें।
कार्मिक व्यवस्था एक प्रबंधकीय कार्य है जो नेतृत्व और नियंत्रण जैसे अन्य प्रबंधकीय कार्यों पर असर डालता है। उदाहरण के लिए, आज के टीम आधारित कामकाज में ऐसे प्रबंधकों का चयन और प्रशिक्षण करना ज़रूरी है जो अच्छे टीम लीडर बन सकें, लोगों से मिलकर काम करवाएँ और संगठन के लक्ष्य हासिल करें। इसी तरह, सक्षम प्रबंधकों के चयन से संगठन का नियंत्रण कार्य मज़बूत होता है।
कार्यबल की ज़रूरत तय होने के बाद कई उम्मीदवारों की भर्ती करनी पड़ सकती है। इसमें संगठन के पदों को भरने के लिए योग्य उम्मीदवारों को आकर्षित करना शामिल है।
नियंत्रण
नियंत्रण हर संगठन में प्रबंधन का एक आवश्यक कार्य है। इसके बिना प्रबंधन प्रक्रिया अधूरी और कभी-कभी बेकार होती है। प्रबंधन प्रक्रिया में नियोजन, संगठन, कार्मिक व्यवस्था और नियंत्रण शामिल हैं। नियोजन प्रबंधक के इच्छित लक्ष्य तय करता है। संगठन तय करता है कि कर्मचारियों को कैसे और कहाँ लगाया जाएगा और पूर्वनिर्धारित लक्ष्य पाने के लिए उन्हें कौन-सी ज़िम्मेदारियाँ पूरी करनी होंगी। इससे संगठन की संरचना बनती है। कार्मिक व्यवस्था संगठन में सही व्यक्ति को सही काम पर लगाती है। नियंत्रण यह सुनिश्चित करता है कि नियोजन, संगठन, कार्मिक व्यवस्था और नेतृत्व के ज़रिए संगठन के लक्ष्य हासिल हों। दूसरे शब्दों में, नियंत्रण संगठन को वास्तविक प्रगति मापने और तय योजना से उसकी तुलना करने में मदद करता है।
“नियंत्रण” शब्द के अलग-अलग संदर्भों में अलग अर्थ होते हैं। प्रबंधन में “नियंत्रण” का मतलब है संगठन के उद्देश्यों के लिए प्रदर्शन का मूल्यांकन करना और सुधारात्मक कदम लागू करना। कुछ लोग इसे “पर्यवेक्षण” समझ लेते हैं। पर्यवेक्षण नियंत्रण का एक हिस्सा है। उससे तय प्रदर्शन मानकों से विचलन का पता लगाने में मदद मिलती है।
नियंत्रण की आधुनिक अवधारणा ऐसी प्रणाली की कल्पना करती है जो पूरे व्यवसाय में हुई घटनाओं का रिकॉर्ड रखती है, उनके कारण बताती है और योजना से विचलन होने पर प्रबंधन को सुधारात्मक कदम उठाने के लिए आँकड़े देती है। यह आपको लागत, बाज़ार और व्यवसाय के दूसरे पहलुओं के रुझान पहचानने में भी मदद करती है तथा आगे के कदमों का मार्गदर्शन करती है।
नियंत्रण से सुनिश्चित होता है कि जो किया जाता है वह तय इरादे के अनुरूप है। संगठन में ऊपर से नीचे तक सभी को नियंत्रण में अपनी भूमिका निभानी चाहिए। यह धारणा ग़लत है कि नियंत्रण केवल शीर्ष स्तर की ज़िम्मेदारी है। यह भ्रम इसलिए पैदा होता है क्योंकि कई प्रबंधक नियंत्रण, अनुशासन और पर्यवेक्षण को एक ही मानते हैं। कुछ लोग नियंत्रण को कड़ी निगरानी भी समझते हैं। नियंत्रण से संगठन में सुधार लाने के लिए इन ग़लतफ़हमियों को दूर करना आवश्यक है।
रॉबर्ट जे. मॉकलर के अनुसार, “प्रबंधन नियंत्रण एक व्यवस्थित प्रयास है जिसमें नियोजन के उद्देश्यों के अनुरूप प्रदर्शन मानक तय किए जाते हैं, जानकारी से प्रतिक्रिया पाने की प्रणालियाँ बनाई जाती हैं, वास्तविक प्रदर्शन की तुलना पहले से तय मानकों से की जाती है, विचलन की पहचान करके उनका महत्त्व मापा जाता है और ऐसे सभी ज़रूरी कदम उठाए जाते हैं जिनसे कंपनी के उद्देश्यों को पाने के लिए सभी संसाधनों का यथासंभव प्रभावी और कुशल उपयोग हो।”
सारांश:
- संगठन का अर्थ है जानना कि कौन-से काम करने हैं, कौन उन्हें करेगा, उन्हें किस आधार पर समूहित किया जाएगा, कौन किसे रिपोर्ट करेगा और निर्णय लेने का अधिकार किसे होगा।
- कार्मिक व्यवस्था का अर्थ है संगठन के पदों को भरना और उन्हें भरा रखना।
- नियंत्रण सुनिश्चित करता है कि नियोजन, संगठन, कार्मिक व्यवस्था और नेतृत्व से संगठन के उद्देश्य प्राप्त हों।