International MBA Institute™
Pelatihan untuk MBA Management™ Degree
Pengantar
Dalam bab ini, Anda akan:- Memahami berbagai definisi manajemen.
- Mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen.
- Menjelaskan pentingnya manajemen.
- Menjelaskan tujuan Anda sebagai manajer.
Dalam bab ini, Anda akan mempelajari definisi sejumlah pemikir manajemen terkemuka untuk memahami hakikat manajemen.
Definisi Manajemen
Istilah “manajemen” dapat ditafsirkan dengan berbagai cara. Mari kita lihat beberapa definisi agar Anda lebih memahami hakikat manajemen.
Harold Koontz dan Heinz Weihrich mendefinisikan manajemen sebagai “proses merancang dan memelihara lingkungan yang memungkinkan orang bekerja sama dalam kelompok untuk mencapai tujuan yang dipilih secara efisien”.
E. Boone dan David L. Kurtz mendefinisikan manajemen sebagai “pemanfaatan orang dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan”. Dalton E. McFarland mendefinisikannya sebagai “proses yang digunakan manajer untuk membentuk, mengarahkan, memelihara, dan menjalankan organisasi yang memiliki tujuan melalui upaya manusia yang sistematis, terkoordinasi, dan kooperatif”.
Mary Parker Follett menyebut manajemen sebagai “tindakan menuntaskan pekerjaan melalui orang lain”.
Definisi Follett serta Louis E. Boone dan Kurtz menekankan bahwa sebagai manajer, Anda mencapai tujuan organisasi dengan membuat orang lain mengerjakan tugas yang diperlukan. Dua definisi lainnya menunjukkan bahwa manajemen mencakup lebih dari “sekadar menyelesaikan pekerjaan”. Gambar berikut memperlihatkan aspek-aspek manajemen yang dimaksud.
Aspek Utama Proses Manajemen
- Manajer menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, dan pengendalian. Henry Fayol adalah pemikir manajemen pertama yang menguraikan lima fungsi dasar tersebut. Setiap manajer menjalankannya. Bagian selanjutnya dari modul ini membahasnya secara terperinci.
- Manajemen penting bagi semua jenis organisasi. Di mana pun sekelompok orang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, mereka perlu diarahkan, diatur, dan diawasi. Istilah “manajemen” berlaku bagi organisasi apa pun, terlepas dari ukuran atau jenis kegiatannya. Perhatian utama seorang CEO perusahaan multinasional, manajer umum hotel, penyelia lini pertama, manajer tim kriket, atau ketua organisasi mahasiswa adalah mengelola orang dan sumber daya secara efektif.
- Manajemen penting pada semua tingkat hierarki. Namun, jenis keterampilan dan tingkat penguasaan yang diperlukan dapat berbeda pada tiap tingkatan. Untuk melaksanakan tugas dengan baik, manajer memerlukan keterampilan teknis, interpersonal, konseptual, dan perancangan solusi.
- Tujuan Anda sebagai manajer adalah menghasilkan surplus. Untuk mencapainya di perusahaan, ciptakan lingkungan yang mendorong orang meraih hasil sebanyak mungkin dengan sumber daya sesedikit mungkin dan dengan ketidakpuasan individu seminimal mungkin. Bahkan di organisasi nirlaba, Anda bertujuan mencapai sasaran dengan sumber daya minimum atau menghasilkan surplus sebesar mungkin dengan sumber daya yang tersedia.
- Tujuan Anda sebagai manajer adalah meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas. Produktivitas didefinisikan sebagai “rasio antara keluaran dan masukan dalam suatu periode dengan memperhitungkan kualitas”. Rumusnya sebagai berikut:
Rumus Produktivitas
Produktivitas dapat ditingkatkan dengan cara berikut:
- Menghasilkan lebih banyak keluaran dengan masukan yang sama
- Mengurangi masukan sambil mempertahankan tingkat keluaran
- Meningkatkan keluaran dan mengurangi masukan agar rasionya lebih baik
Ringkasan:
- Manajemen adalah kemampuan mencapai tujuan dengan membuat orang lain menjalankan tugas yang diperlukan. Cakupannya jauh melampaui “sekadar menyelesaikan pekerjaan”.
- Manajemen penting bagi setiap organisasi, apa pun ukuran atau kegiatannya.
- Manajemen diperlukan pada setiap tingkat hierarki.
- Tujuan manajer adalah menghasilkan surplus serta meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas.
Peran manajemen
Dalam bab ini, Anda akan:- Mengkaji cara Henry Mintzberg menggunakan “pengamatan terstruktur”.
- Mengidentifikasi berbagai peran manajer.
Pada akhir 1960-an, Henry Mintzberg mengembangkan pendekatan peran manajerial untuk memahami peran manajemen dengan mengamati apa yang dilakukan manajer dalam praktik. Ia mengamati lima pimpinan eksekutif saat bekerja dan menemukan bahwa mereka menjalankan banyak kegiatan yang beragam, singkat, dan tidak memiliki pola tetap. Dengan pengamatan terstruktur, Mintzberg mengidentifikasi sepuluh peran yang menurutnya dimiliki semua manajer. Daftar di bawah menunjukkan pengelompokan peran itu menjadi tiga kategori: peran interpersonal, informasional, dan pengambilan keputusan.
Sebagai manajer, Anda berinteraksi dengan banyak orang di dalam maupun di luar organisasi. Karena itu, Anda menjalankan tiga peran interpersonal: wakil simbolis, pemimpin, dan penghubung. Sebagai wakil simbolis, Anda menjalankan tugas seremonial atau simbolis, misalnya seorang dekan menyerahkan ijazah pada acara wisuda. Sebagai pemimpin, Anda memotivasi karyawan untuk memberikan hasil terbaik demi tujuan perusahaan. Sebagai penghubung, Anda berinteraksi dengan orang di dalam dan di luar organisasi.
Sebagai manajer, Anda menjadi saluran informasi dalam organisasi. Tiga peran informasional adalah penerima, penyebar, dan juru bicara. Sebagai penerima, Anda memperoleh informasi tentang perubahan, peluang, dan masalah yang mungkin dihadapi organisasi. Sebagai penyebar, Anda memberikan informasi yang memengaruhi kinerja anggota tim. Terakhir, Anda menjadi juru bicara saat mewakili organisasi di hadapan publik.
-
Peran interpersonal
- Wakil simbolis Anda menjalankan tugas seremonial dan simbolis, seperti menyambut tamu dan menandatangani dokumen hukum.
- Pemimpin Anda mengarahkan, memotivasi, melatih, dan membimbing anggota tim serta berkomunikasi dengan mereka.
- Penghubung Anda menjaga hubungan informasi di dalam dan di luar organisasi melalui surat, panggilan telepon, dan rapat.
-
Peran informasional
- Pemantau Anda mencari dan menerima informasi, meninjau terbitan berkala dan laporan, serta menjaga hubungan pribadi.
- Penyebar informasi Anda menyampaikan informasi kepada anggota organisasi lain melalui memo, laporan, dan panggilan telepon.
- Juru bicara Anda menyampaikan informasi kepada pihak luar melalui pidato, laporan, dan memo.
-
Peran pengambilan keputusan
- Penggagas Anda memulai proyek perbaikan, mengidentifikasi gagasan baru, dan mendelegasikan tanggung jawab atas gagasan tersebut kepada orang lain.
- Penangan gangguan Anda mengambil tindakan korektif saat terjadi perselisihan atau krisis, menyelesaikan konflik dalam tim, dan menyesuaikan diri dengan krisis di lingkungan sekitar.
- Pengalokasi sumber daya Anda menentukan siapa yang menerima sumber daya serta menetapkan jadwal, anggaran, dan prioritas.
- Negosiator Anda mewakili departemen saat merundingkan perjanjian dengan serikat pekerja, penjualan, pembelian, dan anggaran, serta membela kepentingannya.
Ringkasan:
- Henry Mintzberg mengelompokkan peran manajer dalam tiga kategori:
- Interpersonal
- Informasional
- Pengambilan keputusan
- Setiap kategori mencakup beberapa peran manajerial:
- Wakil simbolis, pemimpin, dan penghubung termasuk dalam kategori interpersonal.
- Pemantau, penyebar informasi, dan juru bicara termasuk dalam kategori informasional.
- Penggagas, penangan gangguan, pengalokasi sumber daya, dan negosiator termasuk dalam kategori pengambilan keputusan.
Fungsi manajer
Dalam bab ini, Anda akan:- Memahami kerangka manajemen:
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Penempatan staf
- Pengarahan
- Pengendalian
Fungsi Manajemen
Perencanaan
Perencanaan adalah proses menentukan misi dan tujuan perusahaan serta mengambil langkah yang diperlukan untuk mencapainya. Pada saat yang sama, Anda perlu mengidentifikasi tren bisnis masa depan dan memperkenalkan perubahan serta inovasi ke dalam organisasi secara berkala.
Ada berbagai jenis rencana. Cakupannya bisa mulai dari penetapan maksud dan tujuan umum organisasi hingga perencanaan suatu tindakan tertentu. Perencanaan membantu perusahaan menentukan arah tindakannya di masa depan.
Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah proses membagikan tugas dan mengalokasikan sumber daya kepada orang agar mereka dapat mencapai tujuan organisasi. Proses berkelanjutan ini menentukan (1) tugas yang perlu dilakukan, (2) cara terbaik menggabungkan tugas menjadi jabatan tertentu, (3) cara mengelompokkan jabatan ke dalam berbagai unit, dan (4) wewenang serta hubungan pelaporan dalam hierarki perusahaan. Struktur organisasi adalah faktor penting yang menentukan keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Tanpa pengorganisasian yang baik, rencana terbaik pun bisa gagal. Sebaliknya, pengorganisasian yang sangat baik bisa mengatasi kelemahan rencana yang buruk.
Penempatan staf
Penempatan staf sekarang lebih dikenal sebagai “manajemen sumber daya manusia” dan mencakup pengisian berbagai jabatan dalam hierarki organisasi. Kegiatannya meliputi menentukan kebutuhan tenaga kerja, menilai jumlah orang yang tersedia, merekrut dan menyeleksi kandidat, melatih mereka, serta menempatkan mereka dalam organisasi. Fungsi ini juga mencakup kompensasi, penilaian kinerja, promosi, dan perencanaan karier.
Pengarahan
Pengarahan adalah “fungsi manajemen untuk memengaruhi, memotivasi, dan mengarahkan orang agar mencapai tujuan organisasi”. Fungsi ini mencakup upaya memengaruhi dan menginspirasi anggota tim agar bekerja dengan baik dan mencapai tujuan perusahaan. Pengarahan mencakup (1) berkomunikasi dengan orang lain, (2) menerapkan gaya dan pendekatan kepemimpinan, dan (3) memotivasi orang agar mengerahkan upaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Sederhananya, pengarahan berarti mewujudkan hasil melalui orang lain.
Pengendalian
Langkah terakhir dalam proses manajemen adalah memantau kemajuan organisasi menuju tujuannya. Pengendalian berarti mengukur dan menganalisis kegiatan yang sebenarnya secara berkelanjutan terhadap standar industri yang ditetapkan saat perencanaan, lalu memperbaiki penyimpangan jika ada.
Proses dasar pengendalian mencakup (1) membandingkan kinerja dengan standar, (2) menentukan letak penyimpangan negatif, dan (3) merumuskan tindakan perbaikan.
Ringkasan:
- Perencanaan: membantu merumuskan misi dan tujuan perusahaan.
- Pengorganisasian: membantu membagikan tugas dan sumber daya agar orang dapat mencapai tujuan organisasi.
- Penempatan staf: mencakup pengisian jabatan dalam hierarki organisasi.
- Pengarahan: fungsi manajemen untuk memengaruhi, memotivasi, dan mengarahkan orang menuju tujuan organisasi.
- Pengendalian: proses mengukur dan menganalisis kegiatan yang sebenarnya secara berkelanjutan terhadap standar.
Tingkat manajemen
Dalam bab ini, Anda akan:- Memahami berbagai tingkat manajemen
- Manajer tingkat atas
- Manajer tingkat menengah
- Manajer lini pertama
- Memahami berbagai peran orang pada tiap tingkat manajemen
- Memahami penggunaan waktu oleh manajer di berbagai tingkatan
Jumlah posisi manajerial pada setiap tingkat berbeda antarorganisasi. Sebagian besar organisasi memiliki lebih banyak posisi di lini pertama, lebih sedikit di tingkat menengah, dan sangat sedikit di puncak. Struktur ini sering disebut piramida karena jumlah posisi manajerial semakin berkurang pada tingkat yang lebih tinggi. Kegiatan pada setiap tingkat digambarkan di bawah.
Tingkat manajemen
Tingkat dan Bidang Manajemen
Manajer Tingkat Atas
Manajer tingkat atas biasanya diangkat, dipilih, atau ditunjuk oleh badan pengarah organisasi. Jumlahnya sedikit, dengan jabatan seperti direktur utama (Chief Executive Officer atau CEO), presiden, wakil presiden, wakil presiden senior, dan direktur eksekutif. Sebagai manajer tingkat atas, Anda mengambil keputusan besar untuk seluruh organisasi. Anda bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan dan dampaknya terhadap masyarakat luas. Anda bekerja sama dengan manajer tingkat menengah dalam batas tertentu untuk melaksanakan rencana dan mempertahankan kendali atas kinerja organisasi secara keseluruhan.
Pada perseroan terbuka, manajer tingkat atas melapor kepada dewan direksi. Anggota dewan dipilih oleh pemegang saham. Jumlahnya berkisar antara 15 dan 25 orang, bergantung pada ukuran perusahaan. Jika mayoritas anggota memiliki hubungan erat dengan manajemen, dewan pada dasarnya hanya mengesahkan keputusan. Dewan dengan lebih banyak anggota dari luar cenderung lebih mandiri dan proaktif. Meskipun CEO lazim dipilih menjadi ketua dewan, sebuah studi menunjukkan bahwa perusahaan dengan ketua dari luar berkinerja lebih baik karena ketua tersebut membantu dewan mengawasi kinerja manajemen puncak secara objektif.
Fungsi pada Berbagai Tingkat Manajemen
Manajemen tingkat atas
- Menyusun dan meninjau rencana dan strategi jangka panjang.
- Menilai kinerja berbagai departemen secara keseluruhan dan memastikan kerja sama.
- Terlibat dalam pemilihan personel kunci.
- Berkonsultasi dengan manajer di bawahnya mengenai topik atau masalah yang bersifat umum.
- Menyusun rencana jangka menengah dan menyiapkan rencana jangka panjang untuk ditinjau manajemen tingkat atas.
- Menganalisis kinerja manajer untuk menilai kemampuan dan kesiapan mereka untuk promosi.
- Menetapkan kebijakan departemen.
- Meninjau laporan harian dan mingguan tentang produksi atau penjualan.
- Membimbing anggota tim tentang produksi, kepegawaian, atau masalah lain.
- Menyeleksi dan merekrut personel.
- Menyusun rencana operasional jangka pendek yang terperinci.
- Menilai kinerja anggota tim.
- Mengawasi kegiatan operasional sehari-hari.
- Membagikan tugas-tugas tertentu.
- Menjaga hubungan erat dengan karyawan operasional.
Pimpinan eksekutif memiliki tanggung jawab berikut:
Pemimpin
- Memberi saran kepada dewan
- Merumuskan misi organisasi dan memperkenalkan perubahan serta inovasi
- Mendukung program untuk meningkatkan efektivitas organisasi
- Memastikan anggota dewan dapat memperoleh informasi yang relevan
- Mengantisipasi tren masa depan dan mencari peluang
- Menjadi penghubung antara dewan dan karyawan
- Menjadi penghubung antara organisasi dan masyarakat serta bertindak sebagai juru bicara organisasi
- Merumuskan misi, kebijakan, dan prosedur agar organisasi berjalan lancar
- Menyusun rencana tindakan bagi staf
- Memastikan organisasi berjalan tanpa hambatan
- Mengawasi pelaksanaan rencana
- Mengelola sumber daya material, keuangan, dan manusia organisasi
- Membantu memilih dan menilai anggota dewan
- Memberi dewan informasi terkini tentang kegiatan organisasi
Restrukturisasi dan pengurangan staf telah melahirkan organisasi dengan hierarki yang lebih datar. Manajer tingkat menengah adalah pihak yang paling terdampak. Banyak penulis manajemen menganggap mereka sebagai “beban organisasi yang berlebihan”. Ironisnya, merekalah aset organisasi dengan potensi terbesar. Banyak organisasi keliru mengira bahwa meniadakan manajer tersebut akan mempermudah restrukturisasi. Agar manajer tingkat menengah tetap berperan, individu dan organisasi dapat mengambil langkah-langkah berikut.
- Berfokus pada persoalan strategis yang penting. Manajer tingkat menengah sebaiknya mendelegasikan operasi sehari-hari kepada manajer lini pertama dan memusatkan perhatian pada persoalan strategis yang lebih penting.
- Berpikir seperti manajer senior. Gunakan pengetahuan yang luas untuk menangani persoalan yang lebih mendasar dan membawa manfaat bagi organisasi.
- Menganalisis alasan perubahan diperlukan. Manajer harus memahami penyebab mendasar perubahan dan cara organisasi menyesuaikan diri terhadap peluang dan ancaman.
- Memastikan partisipasi yang lebih luas. Manajer tingkat menengah memiliki banyak keahlian teknis dan mengenal proses organisasi dengan baik. Pengetahuan ini sebaiknya dibagikan ke seluruh organisasi.
- Mengelola perubahan dan orang secara bersamaan. Manajer tingkat menengah sebaiknya mengambil inisiatif untuk menerapkan perubahan dan membimbing mereka yang kurang berpengalaman.
- Memanfaatkan peran sebagai perantara. Manajer tingkat menengah dapat memahami tekanan internal dan eksternal yang dihadapi organisasi. Mereka dapat menyelesaikan konflik dengan berunding bersama pihak terkait.
- Mewujudkan visi. Manajer tingkat menengah harus berupaya menerjemahkan strategi tingkat atas menjadi tindakan yang dapat dilaksanakan. Mereka perlu bertanggung jawab atas pelaksanaan visi organisasi.
- Mengintegrasikan perubahan ke dalam organisasi. Manajer tingkat menengah harus memahami cara menerapkan perubahan dan memperkenalkan praktik kerja yang mendorong inovasi serta “pergeseran pola pikir”.
Manajer Tingkat Menengah
Manajer tingkat menengah menangani operasi nyata berbagai departemen. Mereka bertanggung jawab langsung atas kinerja manajer di tingkat bawah. Jabatan yang lazim mencakup manajer, direktur, kepala, kepala departemen, dan kepala divisi. Dalam organisasi yang kompleks, jumlah manajer tingkat menengah jauh lebih besar daripada jumlah manajer pada tingkat lain. Sebagai manajer tingkat menengah, Anda menjalankan rencana dan strategi manajemen puncak untuk mencapai tujuan organisasi. Anda memperoleh arahan dan bimbingan dari manajemen puncak dan bertanggung jawab kepada mereka. Di banyak organisasi, manajer tingkat menengah menjadi sumber inovasi dan kreativitas. Karena itu, peran Anda penting bagi keberhasilan organisasi.
Sejak hadirnya teknologi informasi, manajer lini pertama dapat memperoleh bantuan teknis secara daring. Akibatnya, sebagian jabatan manajemen tingkat menengah tidak lagi diperlukan dan jumlahnya berkurang di banyak organisasi.
Peran Penyelia
Penyelia lini pertama dapat membantu karyawan memberikan hasil terbaik, apa pun sebutan resminya, seperti mandor, kepala tata usaha, atau insinyur bagian. Kinerja pekerja bergantung pada kemampuan penyelia dalam merencanakan dan mengatur pekerjaan serta pada pelatihan yang diberikan. Penyelia bertanggung jawab memastikan pekerja memiliki bahan dan peralatan yang diperlukan serta menciptakan lingkungan kerja yang baik bagi semua karyawan. Penyelia menetapkan sasaran sesuai rencana organisasi dan memastikan setiap pekerja mencapai target.
Untuk menjalankan tugas dengan baik, penyelia memerlukan tujuan yang sangat jelas dan selaras dengan tujuan organisasi. Penyelia perlu memperoleh informasi yang cukup tentang kegiatan, struktur, tujuan, dan kinerja perusahaan.
Selanjutnya, penyelia perlu memahami peluang promosi dan tolok ukur kinerja secara menyeluruh. Peluang promosi memengaruhi tingkat motivasi penyelia. Penyelia harus mengetahui bahwa orang yang berkinerja baik memiliki peluang lebih besar. Menurut Peter Drucker, “pengembangan manajer harus dimulai dari penyelia”. Artinya, penyelia hari ini dapat menjadi manajer di masa depan. Penyelia perlu dipertimbangkan untuk posisi manajemen tingkat menengah karena memiliki keterampilan teknis dan interpersonal. Mereka memahami cara organisasi beroperasi dan kebutuhan pekerja.
Terakhir, pekerjaan tersebut sebaiknya memberi kepuasan bagi penyelia. Penyelia perlu diberi kedudukan yang membuatnya merasa pekerjaannya penting. Penyelia harus memiliki wewenang untuk mengarahkan karyawan dan dapat menyampaikan pendapat kepada manajemen agar didengar.
Pekerjaan penyelia perlu direncanakan dengan baik agar mereka kelak bisa dipromosikan menjadi manajer. Mereka akan mengemban tanggung jawab lebih besar, sehingga perlu siap menetapkan tujuan, mengorganisasi, dan merencanakan. Penataan pekerjaan penyelia yang baik membantu memadukan keterampilan konseptual dan analitis serta mempersiapkan mereka untuk tanggung jawab yang lebih besar.
Manajer Lini Pertama
Manajer lini pertama biasanya disebut penyelia dan bertanggung jawab langsung atas kinerja karyawan operasional. Sebutannya berbeda-beda. Di pabrik, Anda dapat disebut mandor, di departemen penelitian penyelia teknis, dan di kantor besar penyelia administrasi. Sebagai manajer lini pertama, Anda menjalankan rencana operasional dari manajer tingkat menengah dan mengambil tindakan korektif bila perlu. Anda bertanggung jawab atas variabel seperti jumlah unit yang diproduksi, biaya tenaga kerja, tingkat persediaan, dan pengendalian mutu. Sebagai penghubung antara manajemen dan tenaga kerja lainnya, Anda sering menghadapi tuntutan yang bertentangan. Belakangan, wewenang manajer lini pertama berkurang secara bertahap karena pengaruh serikat pekerja, meningkatnya pendidikan pekerja, dan makin luasnya penggunaan komputer untuk melacak kegiatan yang dahulu mereka awasi.
Waktu yang Digunakan untuk Menjalankan Fungsi Manajemen
Semua manajer menjalankan seluruh fungsi manajemen, tetapi waktu yang digunakan masing-masing untuk setiap kegiatan berbeda. Pentingnya perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian bergantung pada tingkat manajer dalam organisasi. Gambar berikut membandingkan waktu yang digunakan manajer pada berbagai tingkat untuk tiap fungsi.
Gambar menunjukkan bahwa manajer tingkat atas menggunakan jauh lebih banyak waktu untuk perencanaan dan pengorganisasian daripada manajer di tingkat yang lebih rendah. Sebaliknya, pengarahan jauh lebih penting bagi penyelia lini pertama daripada bagi manajer di tingkat atas. Karena itu, penyelia perlu lebih banyak waktu untuk berkomunikasi dengan karyawan operasional, memotivasi, dan mengarahkan mereka. Waktu untuk pengendalian hampir sama pada ketiga tingkat. Ini menunjukkan bahwa setiap tingkat sama-sama menekankan identifikasi penyimpangan negatif dan penerapan tindakan perbaikan.
Bagaimana Manajer Menggunakan Waktu?
Ringkasan:
- Manajer tingkat atas bertanggung jawab atas keputusan besar bagi seluruh organisasi.
- Manajer tingkat menengah bertanggung jawab atas kinerja manajer di tingkat bawah.
- Manajer lini pertama bertanggung jawab atas kinerja karyawan operasional. Mereka biasanya disebut penyelia.
- Waktu yang digunakan untuk menjalankan fungsi manajemen berbeda menurut tingkat manajemen.
Keterampilan manajerial dan hierarki organisasi
Dalam bab ini, Anda akan:- Memahami berbagai jenis keterampilan manajerial:
- Keterampilan teknis
- Keterampilan interpersonal
- Keterampilan konseptual
- Keterampilan merancang solusi
- Menjelaskan mengapa manajer membutuhkan keterampilan ini.
Jenis Keterampilan Manajerial
Keterampilan Teknis
Keterampilan teknis adalah kemampuan melakukan kegiatan tertentu. Untuk itu, Anda perlu mengetahui metode, proses, dan prosedur yang terkait. Insinyur, spesialis komputer, akuntan, dan karyawan produksi memiliki keterampilan teknis yang diperlukan di bidang masing-masing. Keterampilan ini penting bagi manajer lini pertama. Misalnya, karyawan operasional bekerja dengan alat dan penyelia harus mampu mengajarkan cara menyelesaikan tugas yang diberikan dengan alat itu. Manajer lini pertama menghabiskan banyak waktu untuk melatih tim dan menjawab pertanyaan terkait pekerjaan.
Keterampilan Interpersonal
Keterampilan interpersonal adalah kemampuan bekerja sama dengan baik dalam kelompok. Ini mencakup kemampuan memimpin, memotivasi, dan berkomunikasi dengan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Keterampilan ini sangat penting untuk menciptakan lingkungan yang membuat orang merasa nyaman dan bebas menyampaikan pendapat. Keterampilan ini membantu karyawan berinteraksi dengan penyelia, rekan kerja, dan orang di luar unit kerja, seperti pemasok, pelanggan, dan masyarakat umum. Keterampilan ini penting pada semua tingkat organisasi.
Keterampilan Konseptual
Keterampilan konseptual adalah kemampuan memikirkan dan merumuskan konsep untuk situasi abstrak. Keterampilan ini memungkinkan seseorang memahami dan mengoordinasikan seluruh tujuan serta kegiatan perusahaan. Keterampilan ini paling penting pada tingkat atas karena para pemimpinnya perlu melihat gambaran besar, memahami hubungan antarbagian organisasi, dan mengaitkan organisasi dengan lingkungan eksternal.
Keterampilan Merancang Solusi
Keterampilan merancang solusi adalah kemampuan mencari penyelesaian masalah yang bermanfaat bagi organisasi. Sebagai manajer tingkat atas, Anda harus mengenali masalah sekaligus mengusulkan cara mengatasinya. Jika hanya melihat masalah, Anda sekadar menjadi pengamat dan tidak dapat bertindak efektif. Manajer pada tingkat atas harus mampu merancang solusi yang masuk akal dan layak dengan mempertimbangkan berbagai faktor internal dan eksternal.
Arti penting masing-masing keterampilan berbeda menurut tingkat hierarki, seperti ditunjukkan pada gambar berikut. Ringkasannya:
- Sebagai manajer lini pertama, Anda memerlukan lebih banyak keterampilan teknis untuk mengawasi karyawan operasional. Anda juga perlu memiliki keterampilan interpersonal yang baik karena rutin berinteraksi dengan tim. Keterampilan konseptual biasanya tidak terlalu dibutuhkan pada tingkat penyeliaan.
- Kebutuhan akan keterampilan teknis lebih kecil pada tingkat menengah. Keterampilan interpersonal dan konseptual lebih penting pada tingkat ini.
- Pada tingkat atas, keterampilan konseptual, merancang solusi, dan interpersonal adalah yang paling penting. Kebutuhan akan keterampilan teknis relatif kecil.
Kebutuhan Relatif atas Jenis Keterampilan Utama
Ringkasan:
- Keterampilan teknis: kemampuan melakukan kegiatan tertentu.
- Keterampilan interpersonal: kemampuan bekerja sama dengan baik dalam kelompok.
- Keterampilan konseptual: kemampuan memikirkan dan merumuskan konsep untuk situasi abstrak.
- Keterampilan merancang solusi: kemampuan menyelesaikan masalah dengan cara yang bermanfaat bagi organisasi.
Pendekatan manajemen
Dalam bab ini, Anda akan:- Memahami berbagai pendekatan manajemen
- Mengidentifikasi karakteristik dan keterbatasan setiap pendekatan.
- Pendekatan empiris atau studi kasus: Anda memahami prinsip manajemen melalui kasus dan mengidentifikasi situasi ketika organisasi berhasil atau gagal dengan mengikuti pendekatan tersebut.
- Pendekatan perilaku interpersonal: berlandaskan psikologi individu dan berfokus pada hubungan antarorang.
- Pendekatan perilaku kelompok: berlandaskan sosiologi dan psikologi sosial, dengan penekanan pada perilaku orang dalam kelompok.
- Pendekatan sistem sosial kooperatif: menganjurkan sistem kerja sama yang memanfaatkan aspek perilaku interpersonal dan kelompok.
- Pendekatan sistem sosioteknis: mengakui dampak sistem teknis terhadap sikap individu dan perilaku kelompok. Pendekatan ini berfokus pada bidang yang melibatkan hubungan erat antara sistem teknis dan orang yang menggunakannya, seperti produksi dan operasi perkantoran.
- Pendekatan teori keputusan: berfokus pada proses pengambilan keputusan dan orang yang terlibat di dalamnya.
- Pendekatan sistem: menganggap organisasi sebagai sistem terbuka karena berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Pendekatan ini mengakui pentingnya hubungan timbal balik antara perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
- Pendekatan matematis atau “sains manajemen”: memperlakukan manajemen sebagai proses logis yang dapat dinyatakan dengan simbol dan hubungan matematis.
- Pendekatan kontingensi atau situasional: berangkat dari anggapan bahwa tidak ada aturan tetap yang berlaku untuk semua situasi. Praktik manajemen bergantung pada keadaan. Keadaan yang berbeda mungkin memerlukan metode yang berbeda.
- Pendekatan peran manajerial: dikembangkan dengan mempelajari cara kerja lima pimpinan eksekutif. Studi itu mengidentifikasi sepuluh peran dan mengelompokkannya ke dalam tiga kategori: interpersonal, informasional, dan pengambilan keputusan.
- Kerangka 7-S McKinsey: tujuh unsur yang berawalan S dalam bahasa Inggris ialah strategi (strategy), struktur (structure), sistem (systems), gaya (style), staf (staff), nilai bersama (shared values), dan keterampilan (skills).
- 12. Pendekatan operasional: berupaya mengembangkan ilmu dan teori manajemen dengan memanfaatkan konsep, prinsip, teknik, dan pengetahuan dari bidang serta pendekatan manajemen lain.
| Pendekatan Manajemen | Karakteristik dan Kontribusi | Keterbatasan |
| Pendekatan Empiris atau Studi Kasus | Mengkaji pengalaman melalui kasus. Mengidentifikasi keberhasilan dan kegagalan. | Setiap situasi berbeda. Pendekatan ini tidak berupaya mengidentifikasi prinsip. Manfaatnya untuk mengembangkan teori manajemen terbatas. |
| Pendekatan Perilaku Interpersonal | Berfokus pada perilaku interpersonal, hubungan antarmanusia, kepemimpinan, dan motivasi. Berlandaskan psikologi individu. | Mengabaikan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian. Pelatihan psikologi saja tidak cukup untuk menjadi manajer yang efektif. |
| Pendekatan Perilaku Kelompok | Menekankan perilaku orang dalam kelompok. Berlandaskan sosiologi dan psikologi sosial, dengan kajian utama pada pola perilaku kelompok. Kajian kelompok besar sering disebut “perilaku organisasi”. | Sering tidak terintegrasi dengan konsep, prinsip, teori, dan teknik manajemen. Perlu keterpaduan yang lebih erat dengan desain struktur organisasi, penempatan staf, perencanaan, dan pengendalian. |
| Pendekatan Sistem Sosial Kooperatif | Mengkaji aspek perilaku interpersonal dan kelompok yang menghasilkan sistem kerja sama. Jika diperluas, konsepnya mencakup setiap kelompok yang bekerja sama dengan tujuan yang jelas. | Cakupannya terlalu luas untuk studi manajemen. Pada saat yang sama, pendekatan ini mengabaikan banyak konsep, prinsip, dan teknik manajerial. |
| Pendekatan Sistem Sosioteknis | Sistem teknis sangat memengaruhi sistem sosial, termasuk sikap individu dan perilaku kelompok. Fokusnya adalah produksi, kegiatan perkantoran, dan bidang lain yang melibatkan hubungan erat antara sistem teknis dan manusia. | Hanya menekankan pekerjaan manual dan pekerjaan kantor tingkat bawah. Mengabaikan banyak pengetahuan manajerial lainnya. |
| Pendekatan Teori Keputusan | Berfokus pada pengambilan keputusan, orang atau kelompok yang membuat keputusan, dan prosedur pengambilan keputusan. Sebagian teoretikus menggunakannya sebagai titik tolak untuk mempelajari semua kegiatan perusahaan. Akibatnya, batas kajiannya tidak lagi jelas. | Mengelola mencakup lebih dari sekadar membuat keputusan. Fokusnya sekaligus terlalu sempit dan terlalu luas. |
| Pendekatan Sistem | Konsep sistem dapat diterapkan secara luas. Sistem memiliki batas, tetapi juga berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Karena itu, organisasi merupakan sistem terbuka. Pendekatan ini mengakui pentingnya mengkaji hubungan antara perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian, serta berbagai subsistem dalam organisasi. | Menganalisis hubungan antara sistem dan subsistem serta interaksi organisasi dengan lingkungan eksternal. Analisis ini sulit dianggap sebagai pendekatan baru dalam manajemen. |
| Pendekatan Matematis atau “Sains Manajemen” | Memahami manajemen melalui proses, konsep, simbol, dan model matematis. Menganggap manajemen sebagai proses yang sepenuhnya logis dan dapat dinyatakan melalui simbol dan hubungan matematis. | Terlalu terpaku pada model matematis. Banyak aspek manajemen tidak dapat dimodelkan. Matematika adalah alat yang berguna, tetapi sulit dianggap sebagai aliran atau pendekatan manajemen tersendiri. |
| Pendekatan Kontingensi atau Situasional | Praktik manajemen bergantung pada keadaan, yakni kontingensi atau situasi tertentu. Teori kontingensi mengakui pengaruh solusi yang dipilih terhadap pola perilaku organisasi. | Manajer sudah lama menyadari bahwa tidak ada satu cara yang terbaik untuk semua keadaan. Menentukan seluruh faktor kontingensi yang relevan dan menunjukkan hubungannya sulit dan dapat menjadi sangat rumit. |
| Pendekatan Peran Manajerial | Studi awal mengamati lima pimpinan eksekutif. Dari studi itu diidentifikasi sepuluh peran, yang dikelompokkan menjadi (1) peran interpersonal, (2) peran informasional, dan (3) peran pengambilan keputusan. | Sampel awal sangat kecil. Beberapa kegiatan yang diamati bukan kegiatan manajerial. Pengamatan menunjukkan adanya perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, dan pengendalian. Namun, beberapa kegiatan penting terlewat, seperti menilai kinerja manajer. |
| Kerangka 7-S McKinsey | Ketujuh unsur berawalan S tersebut adalah (1) strategi (Strategy), (2) struktur (Structure), (3) sistem (Systems), (4) gaya (Style), (5) staf (Staff), (6) nilai bersama (Shared values), dan (7) keterampilan (Skills). | Perusahaan konsultan berpengalaman ini kini menggunakan kerangka yang serupa dengan kerangka yang dianggap berguna oleh Koontz dan rekan-rekannya sejak 1955, sehingga menegaskan kegunaan praktisnya. Namun, istilah yang dipakai kurang tepat dan topiknya tidak dibahas secara mendalam. |
| Pendekatan Operasional | Menggabungkan konsep, prinsip, teknik, dan pengetahuan dari berbagai bidang dan pendekatan manajemen lain. Tujuannya ialah mengembangkan ilmu dan teori yang dapat diterapkan dalam praktik. Pendekatan ini membedakan pengetahuan manajerial dari pengetahuan lainnya dan mengembangkan sistem klasifikasi berdasarkan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, dan pengendalian. | Tidak menganggap “perwakilan” atau “koordinasi” sebagai fungsi tersendiri, seperti yang dilakukan sebagian penulis. Koordinasi, misalnya, adalah inti peran manajer dan tujuan kegiatan manajemen. |
Ringkasan:
- Pendekatan empiris atau studi kasus: memahami prinsip manajemen melalui kasus.
- Pendekatan perilaku interpersonal: berlandaskan psikologi individu.
- Pendekatan perilaku kelompok: berlandaskan sosiologi.
- Pendekatan sistem sosial kooperatif: menganjurkan sistem kerja sama.
- Pendekatan sistem sosioteknis: membahas dampak sistem teknis terhadap individu dan kelompok.
- Pendekatan teori keputusan: berfokus pada proses pengambilan keputusan.
- Pendekatan sistem: berfokus pada interaksi dengan berbagai sistem di pasar.
- Pendekatan sains manajemen: berfokus pada proses logis dalam manajemen.
- Pendekatan kontingensi: menekankan penggunaan metode yang berbeda untuk keadaan yang berbeda.
- Pendekatan peran manajerial: berfokus pada tiga kategori, yaitu peran interpersonal, informasional, dan pengambilan keputusan.
- Kerangka 7-S McKinsey: menggunakan 7 unsur berawalan S dalam bahasa Inggris untuk keperluan manajemen.
- Pendekatan operasional: berfokus pada pengembangan ilmu dan teori manajemen.
Perencanaan manajemen
Dalam bab ini, Anda akan:- Memahami berbagai definisi perencanaan
- Menjelaskan sifat perencanaan.
- Membedakan berbagai jenis rencana.
Perencanaan adalah proses menjembatani kesenjangan antara keadaan Anda saat ini dan keadaan yang ingin dicapai di masa depan. Dengan kata lain, perencanaan berarti “memandang ke depan dan menghubungkan peristiwa hari ini dengan kemungkinan hari esok”. Anda memutuskan sebelumnya apa yang perlu dilakukan, bagaimana dan kapan melakukannya, serta siapa yang mengerjakannya. Perencanaan yang baik meminimalkan risiko dan memastikan sumber daya digunakan secara efisien dan efektif.
Perencanaan dan pengendalian tidak dapat dipisahkan. Perencanaan mencakup penentuan tujuan organisasi dan penyusunan strategi untuk mencapainya. Pengendalian mencakup penetapan standar kinerja dan perbandingan hasil nyata dengan hasil yang direncanakan. Tanpa perencanaan, pengendalian tidak bermakna. Jika Anda tidak tahu ke mana akan pergi, Anda tidak dapat menilai apakah arahnya benar. Perencanaan memberi organisasi fokus dan arah yang diperlukan. Karena itu, perencanaan adalah prasyarat bagi fungsi pengendalian.
Definisi Perencanaan
Sederhananya, perencanaan berarti memutuskan terlebih dahulu tindakan apa yang akan diambil, bagaimana dan kapan tindakan itu dilakukan, serta siapa yang terlibat. Perencanaan mencakup antisipasi masa depan dan pemilihan arah tindakan secara sadar.
Menurut Peter Drucker, “perencanaan adalah proses berkelanjutan untuk secara sistematis mengambil keputusan bisnis yang mengandung risiko saat ini, dengan pemahaman sebaik mungkin tentang dampaknya di masa depan, mengatur secara sistematis upaya yang diperlukan untuk melaksanakan keputusan tersebut, dan mengukur hasilnya terhadap harapan melalui sistem umpan balik yang teratur”.
Menurut George R. Terry, “perencanaan adalah pemilihan dan pengaitan fakta serta penyusunan dan penggunaan asumsi tentang masa depan untuk membayangkan dan merumuskan kegiatan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan”. Saat menyusun rencana, manajer menggunakan fakta dan asumsi yang masuk akal serta mempertimbangkan kendala yang relevan. Anda kemudian memutuskan kegiatan yang diperlukan, cara melaksanakannya, dan kontribusinya terhadap hasil yang diinginkan.
Definisi perencanaan menurut Dalton E. McFarland mempertimbangkan sifat lingkungan yang dinamis. Ia mendefinisikannya sebagai berikut:
“Perencanaan adalah konsep fungsi eksekutif yang mencakup keterampilan mengantisipasi, memengaruhi, dan mengendalikan sifat serta arah perubahan.”
Menurut Heinz Weihrich dan Harold Koontz, “perencanaan mencakup pemilihan misi, tujuan, dan tindakan untuk mencapainya. Perencanaan memerlukan pengambilan keputusan, yakni memilih di antara beberapa alternatif tindakan di masa depan”. Artinya, perencanaan mencakup penetapan tujuan organisasi dan pemilihan cara terbaik untuk mencapainya. Anda memandang ke depan dan menghubungkan peristiwa hari ini dengan kemungkinan hari esok.
Sifat Perencanaan
Perencanaan adalah proses merancang arah tindakan organisasi pada masa depan untuk mencapai tujuan tertentu. Sifat perencanaan dijelaskan di bawah ini.
Sifat Perencanaan
Perencanaan Berorientasi pada Tujuan
Perencanaan adalah sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan hanya bermanfaat jika memberi kontribusi positif terhadap pencapaian tujuan yang diinginkan. Tujuan yang jelas penting agar perencanaan efektif.
Perencanaan adalah Proses Intelektual atau Rasional
Sebagai manajer, Anda perlu memakai imajinasi, kreativitas, dan kemampuan analitis untuk menghadapi situasi bermasalah. Perencanaan juga memerlukan pandangan ke depan dan pertimbangan yang matang. Karena itu, perencanaan dapat dipahami sebagai hasil proses intelektual atau rasional.
Perencanaan adalah Fungsi Utama
Perencanaan adalah kegiatan pertama dalam proses manajemen. Semua fungsi lainnya, yakni pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, dan pengendalian, hanya dapat dijalankan secara efisien jika direncanakan dengan baik. Karena itu, perencanaan mendahului pelaksanaan semua fungsi manajerial lainnya.
Perencanaan Mencakup Seluruh Organisasi
Fungsi perencanaan mencakup seluruh organisasi dan penting pada setiap tingkat manajemen. Manajer tingkat atas menyiapkan rencana jangka panjang agar organisasi dapat mencapai tujuan umumnya. Manajer tingkat menengah menyusun rencana departemen dan fungsi untuk jangka menengah, sedangkan manajer di tingkat terbawah menyiapkan rencana operasional dan jangka pendek. Karena itu, cakupan, keluasan, dan sifat perencanaan cenderung berbeda pada setiap tingkat manajemen.
Perencanaan Berorientasi ke Masa Depan
Perencanaan terutama berkaitan dengan antisipasi masa depan. Memperkirakan tren mendatang dan mempersiapkan diri untuk menghadapinya adalah bagian dari perencanaan. Karena itu, perkiraan yang akurat sangat penting.
Perencanaan adalah Proses Berkelanjutan
Perencanaan berlangsung selama organisasi masih ada. Rencana dapat diperbarui, diubah, atau diganti. Jika situasi menuntut tujuan yang sama sekali baru, rencana baru menggantikan rencana yang ada. Rencana dapat berubah atau disesuaikan, tetapi kegiatan perencanaan tidak pernah ditinggalkan.
Perencanaan adalah Proses Terpadu
Rencana di berbagai tingkat saling bergantung dan berkaitan. Tingkat atas organisasi mengembangkan rencana strategis yang menjadi dasar bagi tingkat menengah untuk menyusun rencana taktis. Tingkat bawah lalu menyusun rencana operasional berdasarkan rencana taktis. Dengan demikian, rencana membentuk hierarki dalam organisasi. Walaupun disusun pada tingkat yang berbeda, semuanya harus selaras dengan tujuan perusahaan. Rencana dapat berjangka panjang atau pendek. Apa pun jangka waktunya, semua rencana perlu dikoordinasikan agar tujuan organisasi tercapai dalam rentang waktu yang ditetapkan.
Perencanaan dan Tingkat Manajemen
Rencana strategis
Rencana strategis dirancang untuk mencapai tujuan strategis. Lebih tepatnya, rencana ini menetapkan secara umum alokasi sumber daya, prioritas, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana ini menetapkan tujuan menyeluruh dan menganalisis berbagai faktor lingkungan yang memengaruhi organisasi. Tabel berikut menjelaskan delapan bidang utama tujuan strategis.
| Bidang Utama | Deskripsi |
| Posisi Pasar | Pangsa yang diinginkan di pasar saat ini dan pasar baru, termasuk bidang yang memerlukan produk baru serta sasaran layanan untuk membangun loyalitas pelanggan. |
| Inovasi | Inovasi dalam produk atau layanan serta dalam keterampilan dan kegiatan yang diperlukan untuk menyediakannya. |
| Sumber daya manusia | Ketersediaan, pengembangan, dan kinerja manajer serta anggota organisasi lainnya. Sikap karyawan dan pengembangan keterampilan. Hubungan dengan serikat pekerja, jika ada. |
| Sumber Daya Keuangan | Sumber modal dan cara penggunaannya. |
| Sumber Daya Fisik | Fasilitas fisik dan cara penggunaannya dalam produksi barang dan penyediaan layanan. |
| Produktivitas | Penggunaan sumber daya secara efisien untuk memperoleh hasil. |
| Tanggung Jawab Sosial | Tanggung jawab dalam bidang seperti kepedulian terhadap masyarakat dan pemeliharaan perilaku etis. |
| Persyaratan Laba | Tingkat profitabilitas dan indikator kesehatan keuangan lainnya. |
Rencana strategis berlaku untuk seluruh organisasi dan biasanya disusun oleh manajemen tingkat atas setelah berkonsultasi dengan dewan direksi dan manajemen tingkat menengah. Cakupannya biasanya panjang, umumnya tiga tahun atau lebih. Manajer yang menyusunnya bekerja dalam ketidakpastian dan perlu membuat asumsi tentang ancaman serta peluang mendatang. Mereka memerlukan banyak informasi, terutama mengenai masa depan lingkungan eksternal.
Perencanaan Tenaga Kerja Strategis
Merencanakan kebutuhan tenaga kerja, terutama untuk pimpinan senior dan personel teknis kunci, adalah salah satu kegiatan terpenting organisasi. Kini, setiap organisasi memiliki suatu bentuk rencana suksesi dan pengembangan manajemen. Rencana tersebut membantu mengidentifikasi kebutuhan karyawan di masa depan, mengenali calon untuk berbagai posisi, dan mempersiapkan mereka yang terpilih untuk jabatan yang lebih tinggi. Hanya sedikit organisasi memakai analisis kuantitatif untuk menyusun rencana tersebut. Sebagian manajer menganggap analisis ini terlalu terperinci dan rumit, padahal analisis ini dapat membuat perencanaan suksesi dan pengembangan jauh lebih efektif.
Perencanaan tenaga kerja strategis merupakan bagian dari fungsi perencanaan yang membantu organisasi mengidentifikasi dan menangani kebutuhan staf dalam strategi serta rencana bisnisnya. Perencanaan ini menghasilkan dua keluaran utama:
- Strategi penempatan staf Strategi ini adalah rencana jangka panjang organisasi untuk memenuhi kebutuhan stafnya. Strategi tersebut menyediakan kerangka jangka panjang bagi keputusan jangka pendek organisasi.
- Rencana penempatan staf Rencana ini menjelaskan tindakan tertentu yang akan diambil organisasi dalam jangka pendek, seperti perekrutan dan promosi. Tindakan tersebut harus sejalan dengan strategi penempatan staf organisasi.
Agar perencanaan tenaga kerja strategis efektif, organisasi harus merumuskan kebutuhan staf masa depan dengan tepat. Organisasi perlu menentukan pada tingkat mana staf dibutuhkan dan keterampilan apa yang diperlukan. Organisasi juga harus mengidentifikasi ketersediaan staf saat ini dan memproyeksikan ketersediaannya di masa depan. Selain itu, organisasi harus menghitung selisih antara “penawaran” dan “permintaan” tenaga kerja. Analisis kuantitatif yang cermat ini mengharuskan manajer membuat asumsi tentang perkiraan pergantian karyawan, pensiun, promosi, dan perubahan kepegawaian lain. Setelah mengidentifikasi kekurangan dan kelebihan staf, manajer dapat mengambil tindakan untuk mengatasinya.
Rencana Taktis
Tujuannya adalah mencapai sasaran taktis atau jangka pendek. Rencana ini mendukung pelaksanaan rencana strategis. Rencana taktis pada dasarnya menunjukkan tindakan yang perlu diambil departemen utama dan unit di bawahnya untuk melaksanakan rencana strategis. Perhatiannya lebih tertuju pada penyelesaian pekerjaan daripada menentukan apa yang harus dilakukan. Karena itu, rencana taktis penting bagi keberhasilan rencana strategis.
Sebagai manajer tingkat menengah, Anda menyusun rencana taktis. Anda dapat berkonsultasi dengan manajer tingkat bawah sebelum menuntaskan rencana dan menyampaikannya kepada manajemen tingkat atas. Dibandingkan rencana strategis, rencana taktis mencakup jangka waktu yang lebih pendek, biasanya 1 hingga 3 tahun. Saat menyusun rencana taktis, Anda menghadapi jauh lebih sedikit ketidakpastian dan risiko daripada perencana strategis. Informasi yang diperlukan juga lebih sedikit dan sebagian besar dapat diperoleh dari sumber internal.
Rencana Operasional
Rencana operasional menentukan langkah untuk mencapai sasaran taktis. Rencana ini dinyatakan secara spesifik dan kuantitatif serta menjadi panduan bagi manajer departemen dalam kegiatan sehari-hari. Rencana operasional disusun oleh manajer tingkat bawah. Jangka waktunya biasanya kurang dari satu tahun, misalnya beberapa bulan, minggu, atau bahkan hari. Rencana ini menjelaskan apa yang harus dicapai dalam waktu singkat untuk memenuhi sasaran operasional. Manajer tingkat bawah yang menyusunnya bekerja dalam lingkungan yang relatif pasti. Karena itu, risikonya lebih kecil daripada perencanaan taktis. Hampir seluruh informasi yang dibutuhkan tersedia di dalam organisasi. Sasaran taktis dan strategis tidak akan tercapai jika sasaran operasional tidak tercapai. Karena itu, rencana operasional diperlukan untuk keberhasilan rencana taktis dan strategis.
Rencana Berdasarkan Frekuensi Penggunaan
Rencana juga dapat dikelompokkan berdasarkan frekuensi penggunaannya. Ada dua jenis, yaitu rencana sekali pakai dan rencana tetap.
Rencana sekali pakai
Rencana sekali pakai bertujuan mencapai sasaran tertentu dan disusun untuk menghadapi situasi khusus yang tidak berulang. Setelah sasaran tercapai, rencana itu berakhir. Rencana ini digunakan satu kali dan merupakan tanggapan atas keputusan tidak terprogram dari manajer. Keputusan tidak terprogram ialah solusi khusus untuk masalah yang tidak lazim atau tidak rutin dan dibuat melalui proses yang tidak terstruktur serta tidak ditentukan sebelumnya.
Jenis utama rencana sekali pakai adalah program, anggaran, dan proyek.
Program
Program adalah rencana sekali pakai berskala besar yang mengoordinasikan serangkaian kegiatan kompleks untuk mencapai sasaran penting yang tidak berulang. Program merupakan rancangan konkret atau terdefinisi dengan baik untuk mencapai tujuan tertentu. Program menjelaskan langkah yang harus diambil, sumber daya yang dipakai, batas waktu penyelesaian, serta siapa mengerjakan apa dan bagaimana caranya. Program menjadi panduan bagi operasi sehari-hari. Pendekatan manajemen yang berorientasi pada tindakan dan hasil ini membantu organisasi berjalan lancar dan efisien.
Anggaran
Anggaran menyajikan dengan angka hasil yang diharapkan dalam suatu periode mendatang. Anggaran adalah rencana tindakan atau rancangan untuk mencapai tujuan tertentu. Anggaran dapat dinyatakan dalam nilai uang, unit produk, jam kerja, jam mesin, atau satuan lain yang dapat diukur dengan angka.
Anggaran biasanya mengubah rencana menjadi angka dan menetapkan sasaran bagi operasi nyata. Anggaran menunjukkan sumber daya keuangan yang diperlukan untuk mendukung berbagai kegiatan dalam program. Banyak organisasi menjadikan anggaran sebagai dasar untuk merencanakan dan mengoordinasikan kegiatan lain.
Proyek
Proyek mirip dengan program, tetapi lebih kecil dan tidak serumit program. Proyek dapat menjadi bagian dari program atau menjadi rencana sekali pakai yang berdiri sendiri. Proyek membantu membagi tugas dengan tepat, mengendalikan rencana secara efektif, dan memudahkan pelaksanaannya.
Rencana Tetap
Rencana tetap menetapkan tindakan tertentu untuk menghadapi situasi berulang. Rencana sekali pakai berlaku bagi situasi khusus, sedangkan rencana tetap digunakan untuk situasi yang mungkin rutin Anda temui sebagai manajer.
Studi Kasus: Kebijakan dan Prosedur Pengadaan di IBM
Integritas dan standar etika. Berdasarkan kebijakannya, IBM bertindak adil dan etis dalam berbisnis dengan pemasok dan mitra usaha lain. Jika kebijakan ini tidak dipatuhi, masalahnya dapat dilaporkan kepada Ombudsman Pengadaan Global IBM (800-233-3073). Masalah akan ditangani dengan segera, cermat, penuh hormat, dan tetap rahasia.
Pembelian timbal balik IBM menolak pengaturan pembelian timbal balik karena dapat menghambat tujuannya untuk memperoleh barang dan jasa dengan harga, kualitas, dan teknologi terbaik serta jadwal pengiriman yang cepat.
Kerahasiaan IBM menganggap hubungan bisnis dengan pemasok dan calon pemasok bersifat privat dan rahasia. IBM memperlakukan informasi dari pemasok secara bertanggung jawab dan mengharapkan perlakuan serupa dari pemasok. IBM juga tidak ingin menerima informasi rahasia dari pemasok sebelum kedua pihak menandatangani perjanjian kerahasiaan.
Paten IBM tidak dengan sengaja melanggar hak paten perusahaan lain. Sebaliknya, IBM mewajibkan jaminan ganti rugi atas pelanggaran paten untuk semua bahan yang dibeli. IBM membahas gagasan dan penemuan dengan pihak luar dan, bila perlu, mengontrak lembaga eksternal untuk mengembangkan produk khusus. Dalam kasus tersebut, perjanjian yang sesuai harus dibuat terlebih dahulu.
Program Keberagaman Pemasok IBM berkomitmen memberi kesempatan kepada orang dari berbagai latar belakang etnis, perempuan, penyandang disabilitas fisik, dan kelompok lain untuk berpartisipasi dalam semua bidang kegiatan pengadaan, pemasaran, dan kontrak. Dengan demikian, IBM berupaya memastikan basis pemasok yang beragam.
Hadiah dan gratifikasi Karyawan IBM dan anggota keluarganya tidak boleh menerima hadiah dari pemasok atau calon pemasok. Karyawan hanya boleh menerima hadiah senilai paling banyak 25 dolar AS.
Jamuan dan hiburan bisnis Karyawan IBM yang berurusan dengan pemasok boleh menerima jamuan bisnis yang wajar, seperti makan dan hiburan. Biayanya harus masuk akal dan tidak melanggar hukum atau praktik bisnis pemasok yang diketahui. Karyawan juga diharapkan membalas dengan jamuan serupa dan membagi biaya secara merata dalam jangka panjang.
Perilaku yang tepat di lingkungan IBM Setiap orang di lingkungan IBM diharapkan berperilaku profesional dan sesuai dengan suasana kerja. Contoh perilaku yang tidak pantas ialah berada di bawah pengaruh alkohol, menggunakan narkoba ilegal atau zat yang diawasi di luar penggunaan medis yang disetujui, memiliki senjata apa pun, serta melecehkan, mengancam, atau melakukan kekerasan terhadap orang lain.
Rencana tetap disusun sebagai tanggapan atas keputusan terprogram dari manajer. Keputusan terprogram adalah solusi untuk masalah rutin yang diambil dengan mengikuti aturan, prosedur, atau kebiasaan. Rencana ini mempercepat pengambilan keputusan dan memungkinkan manajer menangani situasi serupa secara konsisten. Karena arah tindakannya telah ditetapkan sebelumnya, Anda dapat mendelegasikan wewenang. Karena setiap tindakan telah ditetapkan dengan jelas, Anda tidak perlu terus-menerus mengawasi. Rencana ini juga menjadi rujukan yang siap digunakan oleh pimpinan karena menjelaskan tindakan yang diperlukan pada situasi tertentu.
Tiga jenis utama rencana tetap adalah kebijakan, prosedur, dan aturan.
Kebijakan
Kebijakan adalah bentuk rencana tetap yang paling umum. Kebijakan menetapkan batasan umum bagi anggota organisasi saat mengejar tujuan. Kebijakan memberi ruang lingkup tindakan tanpa merinci tindakan yang perlu diambil. Kebijakan menunjukkan arah yang diinginkan manajemen tingkat atas bagi upaya anggota organisasi. Pada umumnya, kebijakan bersifat fleksibel dan bercakupan luas.
Prosedur
Prosedur adalah urutan langkah yang harus dijalankan untuk mencapai suatu tujuan. Prosedur lebih spesifik daripada kebijakan karena menjelaskan langkah dalam keadaan tertentu. Prosedur memandu tindakan dengan menjelaskan secara terperinci cara menjalankan kegiatan. Prosedur yang telah mapan dan ditetapkan secara resmi sering disebut prosedur operasional standar (SOP). Prosedur ini memastikan keseragaman tindakan. Kebijakan cenderung umum, sedangkan prosedur memberi petunjuk langkah demi langkah mengenai tindakan yang perlu diambil. Karena itu, prosedur membantu menyederhanakan dan mengefisienkan kegiatan administrasi organisasi.
Aturan
Aturan merupakan bentuk rencana tetap yang paling sederhana. Aturan menyatakan apa yang harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Berbeda dengan prosedur, aturan tidak menetapkan urutan langkah. Aturan menetapkan dengan tepat apa yang wajib atau dilarang. Karena itu, aturan bersifat tegas, tidak mengizinkan penyimpangan, dan menyediakan sedikit keluwesan. Namun, aturan membantu memastikan karyawan bertindak sebagaimana diharapkan dan tindakannya dapat diperkirakan. Aturan mengatur kegiatan sehari-hari melalui petunjuk yang terperinci.
Berbagai rencana sekali pakai dan rencana tetap dapat disusun dalam hierarki. Gambar berikut menunjukkan bahwa tujuan organisasi menjadi landasan rencana strategis. Rencana strategis melahirkan rencana taktis dan operasional. Rencana tersebut kemudian diubah menjadi rencana tetap dan rencana sekali pakai yang lebih terfokus dan terperinci.
Rencana Berdasarkan Jangka Waktu
Rencana organisasi tidak boleh melampaui rentang waktu yang telah ditetapkan. Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek.
Hierarki Rencana
Rencana jangka panjang
Ini adalah rencana strategis organisasi yang mencakup jangka waktu lebih dari lima tahun. Rencana jangka panjang diturunkan dari visi yang dirumuskan para pendiri atau manajemen tingkat atas. Rencana tersebut mencakup penetapan tujuan umum dan prosedur untuk mencapainya.
Rencana jangka menengah
Rencana jangka panjang memberi arah bagi organisasi, sedangkan rencana jangka menengah menentukan kegiatan yang harus dijalankan. Rencana jangka menengah umumnya mencakup satu hingga lima tahun. Rencana ini menetapkan kegiatan organisasi dan memberi arah kepada manajemen tingkat menengah. Jika rencana jangka panjang perusahaan kurang jelas karena tingkat ketidakpastian yang tinggi, perhatian beralih ke rencana jangka menengah karena jangka waktunya lebih pendek dan hasilnya lebih pasti serta dapat diperkirakan.
Rencana jangka pendek
Rencana ini umumnya mencakup waktu hingga satu tahun. Rencana jangka pendek memberi panduan kepada manajer tingkat bawah untuk menjalankan kegiatan sehari-hari organisasi. Rencana tersebut menangani kegiatan khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan umum dalam rencana jangka panjang. Rencana ini menjelaskan apa yang harus dikerjakan manajer, bagaimana, di mana, dan kapan melakukannya, serta sumber daya apa yang tersedia untuk tugas tersebut. Dengan demikian, manajer dapat memanfaatkan tenaga kerja dan sumber daya lain dengan lebih baik dalam waktu dekat.
Selain jenis yang telah dibahas, organisasi dapat menggunakan rencana spesifik dan rencana terarah. Rencana spesifik memiliki tujuan yang jelas dan tidak menimbulkan keraguan. Misalnya, jika ingin meningkatkan penjualan perusahaan sebesar 10 persen dalam satu tahun, seorang manajer dapat menetapkan prosedur, alokasi anggaran, dan jadwal kegiatan yang khusus untuk mencapai sasaran tersebut. Itulah rencana spesifik. Agar efektif, rencana spesifik memerlukan lingkungan yang pasti dan dapat diprediksi, padahal keadaan ini sering tidak ada. Jika ketidakpastian tinggi dan manajemen perlu merespons perubahan tak terduga secara fleksibel, rencana terarah lebih sesuai. Rencana ini memberi panduan umum dan fokus bagi manajer tanpa membatasi mereka pada tindakan tertentu. Sebagai contoh, alih-alih menetapkan penurunan biaya 5 persen dan kenaikan pendapatan 10 persen dalam enam bulan, rencana terarah dapat menargetkan peningkatan laba perusahaan dalam rentang luas, misalnya 10 sampai 15 persen selama enam bulan berikutnya. Rencana terarah memberikan fleksibilitas, tetapi tujuannya tidak seterperinci rencana spesifik.
Ringkasan:
- Perencanaan mencakup antisipasi masa depan dan pemilihan arah tindakan secara sadar.
- Perencanaan memiliki ciri berikut:
- Berorientasi pada tujuan
- Proses intelektual
- Fungsi utama
- Mencakup seluruh organisasi
- Berorientasi ke masa depan
- Proses berkelanjutan
- Proses terpadu
- Jenis-jenis rencana:
- Rencana strategis
- Rencana taktis
- Rencana operasional
- Rencana juga dikelompokkan berdasarkan frekuensi penggunaan:
- Rencana sekali pakai: program, anggaran, dan proyek
- Rencana tetap: kebijakan, prosedur, dan aturan
-
Rencana juga dikelompokkan berdasarkan jangka waktu:
- Rencana jangka panjang
- Rencana jangka menengah
- Rencana jangka pendek
Pengorganisasian, penempatan staf, dan pengendalian
Dalam bab ini, Anda akan:- Memahami definisi pengorganisasian, penempatan staf, dan pengendalian
- Memahami proses dan manfaat pengorganisasian, penempatan staf, dan pengendalian
Orang yang tahu cara memanfaatkan sumber daya secara efektif dapat membuat rancangan atau pola organisasi apa pun berjalan efisien. Sebagai manajer, Anda harus menciptakan kondisi yang membantu karyawan menggunakan sumber daya secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Bantu karyawan memahami mengapa mereka perlu bekerja sama untuk menyelesaikan tugas. Mereka harus memahami peran dan tanggung jawabnya serta bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini berlaku bagi organisasi apa pun, baik perusahaan, lembaga pemerintah, maupun tim sepak bola. Agar seorang anggota tim memahami perannya, berikan sasaran yang dapat diverifikasi dan gambaran jelas tentang tugas utamanya. Tetapkan juga wewenang serta tanggung jawabnya. Dengan begitu, ia memahami apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Berikan pula informasi dan alat yang diperlukan untuk menjalankan perannya secara efektif. Jadi, pengorganisasian berarti merancang dan mempertahankan struktur formal yang mencakup peran dan jabatan.
Definisi Pengorganisasian
Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter, “pengorganisasian” berarti “menentukan tugas yang harus dilakukan, siapa yang melakukannya, bagaimana tugas dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana keputusan dibuat”.
Dengan demikian, pengorganisasian mencakup berbagai hal penting yang dinamis: tugas yang perlu dilakukan, siapa yang mengerjakan, dasar pengelompokan tugas, siapa yang melapor kepada siapa, dan siapa yang berwenang mengambil keputusan.
L. A. Allen mendefinisikan pengorganisasian sebagai “proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan, menetapkan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang, serta membangun hubungan agar orang dapat bekerja sama seefektif mungkin untuk mencapai tujuan”.
Menurut definisi ini, pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang mencakup pembagian tugas, pengelompokan pekerjaan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, serta pengalokasian sumber daya untuk menjalankan suatu rencana secara efisien.
Singkatnya, pengorganisasian berarti mengelompokkan kegiatan dan sumber daya secara logis.
Manfaat Pengorganisasian
Pengorganisasian yang efektif memberikan banyak manfaat:
- Pengorganisasian membantu Anda memahami dengan jelas tugas yang perlu diselesaikan.
- Pengorganisasian mendukung perencanaan dan pengendalian dengan menetapkan pertanggungjawaban dan jalur wewenang yang sesuai.
- Pengorganisasian menciptakan saluran komunikasi sehingga mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian.
- Pengorganisasian membantu menjaga alur kerja yang logis sehingga Anda dan tim lebih mudah menyelesaikan tugas.
- Pengorganisasian membantu organisasi menggunakan sumber daya secara efisien serta menghindari konflik dan pekerjaan ganda.
- Pengorganisasian mengoordinasikan kegiatan yang berbeda sifatnya dan membantu membangun hubungan yang harmonis di antara pihak yang terlibat.
- Pengorganisasian membantu memusatkan upaya sehingga setiap tugas mendukung tujuan bersama secara logis dan efisien.
Penempatan staf berarti mengisi jabatan dalam organisasi dan memastikan jabatan itu tetap terisi. Fungsi ini membantu pencapaian tujuan organisasi dengan mengundang lamaran dari orang yang tujuannya selaras, lalu menyeleksi mereka. Dalam penempatan staf, perhatikan faktor internal, seperti kebijakan kepegawaian, iklim organisasi, dan sistem penilaian. Kebutuhan staf juga berubah mengikuti lingkungan eksternal. Misalnya, perubahan teknologi dapat menuntut perekrutan pekerja yang mampu bekerja dalam lingkungan dengan tuntutan teknologi tinggi.
Sebagai fungsi manajemen, penempatan staf memengaruhi fungsi lain, seperti pengarahan dan pengendalian. Misalnya, dalam budaya kerja tim saat ini, penting untuk memilih dan melatih manajer agar menjadi pemimpin tim yang mampu mendorong kerja sama serta pencapaian tujuan organisasi. Begitu pula, pemilihan manajer berkualitas memperkuat fungsi pengendalian.
Setelah kebutuhan tenaga kerja diketahui, organisasi mungkin perlu merekrut sejumlah calon. Caranya dengan menarik kandidat yang memenuhi syarat untuk mengisi posisi dalam organisasi.
Pengendalian
Pengendalian adalah fungsi manajemen yang penting bagi setiap organisasi. Tanpa pengendalian, proses manajemen tidak lengkap dan kadang tidak berguna. Proses tersebut mencakup perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, dan pengendalian. Perencanaan menetapkan tujuan yang hendak dicapai manajer. Pengorganisasian memberikan struktur dengan menentukan bagaimana dan di mana karyawan ditempatkan serta tanggung jawab yang harus mereka jalankan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penempatan staf berarti menempatkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat. Pengendalian memastikan perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, dan pengarahan menghasilkan pencapaian tujuan organisasi. Dengan kata lain, pengendalian membantu organisasi mengukur kemajuan nyata dan membandingkannya dengan rencana yang telah ditetapkan.
Istilah “pengendalian” memiliki arti berbeda menurut konteks. Dalam manajemen, pengendalian berarti menilai kinerja dan melaksanakan tindakan korektif untuk mencapai tujuan organisasi. Sebagian orang menyamakan pengendalian dengan pengawasan. Pengawasan merupakan bagian dari pengendalian dan membantu menemukan penyimpangan dari standar kinerja yang telah ditetapkan.
Konsep pengendalian modern mengandalkan sistem yang mencatat apa yang telah terjadi pada perusahaan secara keseluruhan, menunjukkan penyebabnya, dan menyediakan data agar manajemen dapat mengambil langkah korektif jika terjadi penyimpangan dari rencana. Sistem itu juga membantu Anda mengenali tren biaya, pasar, dan aspek bisnis lain, serta memandu tindakan selanjutnya.
Pengendalian memastikan bahwa yang dilakukan sesuai dengan yang dimaksudkan. Pengendalian perlu dijalankan oleh semua orang, dari tingkat tertinggi hingga terendah. Anggapan bahwa pengendalian hanya menjadi tugas manajemen puncak merupakan kekeliruan. Anggapan ini muncul karena banyak manajer menyamakan pengendalian, disiplin, dan pengawasan. Orang lain mengartikannya sebagai pengawasan ketat. Kesalahpahaman semacam ini perlu diluruskan agar pengendalian dapat memperbaiki organisasi.
Menurut Robert J. Mockler, “pengendalian manajemen adalah upaya sistematis untuk menetapkan standar kinerja sesuai tujuan perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja nyata dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan ada tidaknya penyimpangan dan mengukur artinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan agar seluruh sumber daya perusahaan digunakan seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan”.
Ringkasan:
- Pengorganisasian berarti mengetahui tugas yang perlu dilakukan, siapa yang mengerjakan, dasar pengelompokan tugas, siapa melapor kepada siapa, dan siapa yang berwenang mengambil keputusan.
- Penempatan staf berarti mengisi jabatan dalam organisasi dan memastikan jabatan itu tetap terisi.
- Fungsi pengendalian memastikan bahwa perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, dan pengarahan menghasilkan pencapaian tujuan organisasi.